Wie sollte die Zeiterfassung durchgeführt werden

Dies ist ein Thema, das in jeder Agentur immer eins ist und sein wird. Letztes Jahr wurde es besonders intensiv besprochen, da der EuGH ein neues Gesetz zur Zeitenerfassungspflicht erlassen hat. Doch dann kam Corona und plötzlich hatte das Thema eine erneute Aktualität. Das Thema Homeoffice hat nämlich gleichzeitig nochmal einen Aspekt auf die Erfassung von Arbeitszeit gelenkt. Für einige ein lästiges Thema, andere fühlen sich sogar überwacht. Der EuGH sagt, es soll eigentlich genau die schützen, die sich so fühlen, nämlich die Arbeitnehmer.   

Zeiterfassung im Homeoffice

Homeoffice hat auch immer etwas mit Vertrauen zu tun, ohne geht es nicht. Durch Corona haben sich aber viele Agenturen sehr spontan dazu entschlossen, ihre Mitarbeiter alle in das Homeoffice zu schicken. Gleichzeitig kam dann die Frage nach der Zeitenerfassung wieder auf. Denn arbeiten im Homeoffice hat auch zur Folge, dass man schlechter einen Strich unter die Arbeitszeit setzten kann und so oft mehr arbeitet als in der Agentur. Genau diesen Aspekt soll die systematische Erfassung von Arbeitszeiten besser handhaben.  

Welche Möglichkeiten gibt es? Und wie sieht die Zeiterfassung in QuoJob aus?

Es gibt unzählige Tools zur Zeiterfassung auf dem Markt. Daher haben Sie die Qual der Wahl. Sie können sich für ein reines Tool zur Zeitenerfassung entscheiden oder direkt eine Agentursoftware auswählen, die ein umfangreiches Time-Tracking-Tool integriert hat. Mit einer All in One”-Lösung sparen Sie sich unnötige Fehlerquellen und den administrativen zeitlichen Mehraufwand, der durch mehrere Systeme entstehen würde.   

In QuoJob gibt es mehrere Möglichkeiten, seine Zeiten zu erfassen. Sie können direkt nach der Anmeldung damit beginnen, Ihre Anwesenheit zu tracken – also unabhängig von Ihren produktiven Stunden. Die produktive oder interne Stundenbuchung können Sie zusätzlich auf Ihre Jobs, Termine, ToDos oder Aufgaben erfassen. Dabei gibt es wieder zwei Möglichkeiten, Ihre Zeit zu erfassen. Sie können den Timer mitlaufen lassen oder manuell eine Stundenbuchung hinzufügen. Der Projektmanager kann sich über das System darüber benachrichtigen lassen, ob Sie zum Beispiel eine Aufgabe fertiggebucht haben und so das Projekt zur Abrechnung vorschlagen.  

Zeiterfassung in QuoJob

In QuoJob gibt es mehrere Möglichkeiten, seine Zeiten zu erfassen. Sie können direkt nach der Anmeldung damit beginnen, Ihre Anwesenheit zu tracken – also unabhängig von Ihren produktiven Stunden. Die produktive oder interne Stundenbuchung können Sie zusätzlich auf Ihre Jobs, Termine, ToDos oder Aufgaben erfassen. Dabei gibt es wieder zwei Möglichkeiten, Ihre Zeit zu erfassen. Sie können den Timer mitlaufen lassen oder manuell eine Stundenbuchung hinzufügen. Der Projektmanager kann sich über das System darüber benachrichtigen lassen, ob Sie zum Beispiel eine Aufgabe fertiggebucht haben und so das Projekt zur Abrechnung vorschlagen.  

Die Zeiten werden pro Mitarbeiter festgehalten und mit den hinterlegten Sollzeiten können diese dann auch im Controlling ausgewertet werden. Oft kommt dabei zu Tage, dass der Mitarbeiter immer mehr arbeitet, als vermutet oder dass Tagessätze vielleicht neu definiert werden müssen. Denn dazu gibt Ihnen eine professionelle Zeiterfassung ebenfalls die Möglichkeit. Die Auswertung der Stundenbuchungen können Sie ganz einfach selbst auswerten, wenn sie alle Zeiten im selben System gespeichert haben. Sie haben Mitarbeiter, die es immer wieder vergessen, Ihre Zeiten zu tracken? Wir können die Kollegen zwar nicht zwingen, wir können Sie aber stark darauf Aufmerksam machen, indem wir dreimal Täglich ein Pop-Up-Fenster in Ihrer QuoJob-Lizenz auftauchen lassen, welches an die Stundenbuchung erinnert. Der Verantwortliche kann sich auch automatisch aus dem System heraus einen täglichen oder wöchentlichen Bericht über die Stundenbuchungen zuschicken lassen.  

Wenn das auch alles nicht hilft, dann freut Sie bestimmt die Funktion der rückwirkenden Stundenbuchung. Wenn Sie das Zugriffsrecht dazu haben, dann können Sie Zeiten rückwirkend für anderer Mitarbeiter noch eintragen.  

Damit Sie einen Einblick in das zentrale Thema Zeiterfassung in QuoJob bekommen, können Sie sich hier das passende Tutorial dazu anschauen:  

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