Mit dem richtigen Controlling zu den richtigen Zahlen

Gehen wir mal davon aus, dass Sie sich für eine professionelle Agentursoftware entschieden oder schon im Einsatz haben. Die Vorteile eines umfänglichen Systems kennen Sie also bereits. Im heutigen Blog Beitrag geht es um eine besondere Funktion, die in jeder guten Agentursoftware eine wichtige Rolle spielen sollte: das Controlling. Alle Daten, die Sie in Ihre Software einpflegen, wie etwa Mitarbeiter Soll/Ist, Urlaub, Angebote, Rechnungen oder Eingangsrechnungen, können ausgewertet werden. Zumindest in QuoJob. Es wird immer gesagt, ein System ist nur so gut, wie die Daten, die eingepflegt werden und dies stimmt auch. Hinterlegen Sie Mitarbeiterstundensätze, Budgets, Timings – so kann QuoJob eine Auswertung bis hin zum DB II erstellen.

Diverse Controllingmöglichkeiten

Wir haben um die 100 Reports standardmäßig im System. Sie werden nicht alle benötigen, aber für den Fall der Fälle sind Sie gut aufgestellt. Die Reports sind in  spezielle Bereiche unterteilt. Wir unterscheiden zwischen Profit, Buchhaltung, Human Resources, Kontakte und Media. Sie können entscheiden, welcher Mitarbeiter Zugriff auf welchen Report bekommt. Einen Mitarbeiter aus der Buchhaltung interessieren andere Reports als einen Projektmanager. Sie können diese Rechte im HR bei den einzelnen Mitarbeitern einstellen. Wenn Sie dies nicht für jeden individuell benötigen, können Sie dies auch über selbst definierte Usergruppen tun.

Controlling

Einzelne Reports, wie beispielsweise der Profit-Report oder den Report zur Stundenübersicht, finden Sie an Ihren Projekten, Ihren Jobs, im Modul MyTime oder auch in der Buchhaltung. Sie können sich auch Ihre favorisierten Reports auf Ihrem Dashboard unter dem Widget Reports anzeigen lassen. Alle anderen finden Sie immer gesammelt unter dem Reiter Controlling. Wenn Sie Reports aus mehreren Bereichen freigeschaltet haben, unterteilen sich auch hier die Reports. Dies dient zur Übersicht. Auf der linken Seite können Sie Ihre Standardselektionskriterien hinterlegen. Diese Einstellungen gelten dann für jeden Report, den Sie auswählen. In der Mitte werden Ihre verfügbaren Reports angezeigt. Sie können diese auch favorisieren, in dem Sie auf das kleine Stern-Symbol klicken. Dieser erscheint dann auf der rechten Seite und auf Ihrem Widget auf dem Dashboard. Der kurze Beschreibungstext gibt eine Info über die Funktion des jeweiligen Reports. Wenn Sie den gewünschten Report öffnen, gelangen Sie in eine Detailansicht. Dort können Sie Ihre Selektion anpassen. Sie können sich dazu auch Vorlagen erstellen, sodass Sie nicht jedes Mal die Kriterien neu einstellen müssen. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben bekommen Sie Ihr Ergebnis in Tabellenform angezeigt. Sie können den Report jetzt entweder nur zur Ansicht nehmen, ihn als PDF ausgeben oder auch als CSV-Datei Exportieren. Falls Sie einen Report suchen, der sonst nicht zu Ihren Standardreports zählt und Sie nicht die ganze Liste durchgehen möchten, können Sie über das Suchfeld auch den Namen des gewünschten Reports eintippen.

Nicht die richtige Lösung für Ihr Controlling gefunden?

Obwohl wir sehr viele Reports im System anbieten, kann es immer vorkommen, dass Sie noch eine zusätzliche Spalte, Auswertung oder Zahl benötigen. Vielleicht braucht Ihr Kunde ja eine ganz spezielle Auswertung? Kein Problem, das ist der Vorteil davon, wenn man eigene Programmierer Inhouse beschäftigt. Sie sagen uns einfach, welche Anforderungen Sie haben und wir bauen Ihnen einen Report nach Maß.

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