Wie organisiert man sich richtig?

Sachen, die noch zu erledigen sind und Termine, die wir einhalten müssen, bestimmen unseren Alltag. „Zeit ist Geld“ – das ist nicht nur eine leere Floskel, sondern ein Standard unserer Gesellschaft. Im Privaten wie auch im Beruflichen wollen wir unsere Zeit effizient nutzen und sie so bestmöglich planen. Nun gut, im privaten Sektor kann man schon mal besser Termine verschwitzen, wenn man nicht gerade vergisst, sein Kind von der Schule abzuholen. Im Beruf hingegen gehören Deadlines und feste Meetings zum Alltag. Denn es müssen Angebote geschrieben, Ressourcen verplant und Projekte umgesetzt werden. Das funktioniert natürlich nur, wenn man all diese Tätigkeiten planen kann. Um Ihr Agenturmanagement zu vereinfachen, empfiehlt sich eine professionelle Agentursoftware, die Sie in Ihrem Workflow unterstützt. Also eine Software, in der Sie ein ToDo, eine Aufgabe und einen Termin entsprechend abbilden kann.

Was genau und womit planen?

Wenn Sie sich für eine Agentursoftware entschieden haben oder schon eine einsetzten, dann haben Sie bestimmt gemerkt, dass es nicht nur einen Weg gibt um sich zu organisieren. In den meisten Fällen heißt die Devise viele Wege führen zum Ziel. Werbeagenturen sind so individuell in Ihrem Workflow, dass die Agentursoftware ebenso flexibel wie Ihr Workflow sein sollte. Sie müssen sich also zunächst erst einmal überlegen, was Sie mit welchem Tool organisieren möchten. Am Beispiel von QuoJob zeigen wir einmal auf, wie unterschiedlich dies sein kann.

Das ToDo

Ein ToDo ist eine Funktion, mit der man sich an Dinge erinnern lassen kann, die nicht zu einer festen Uhrzeit oder in einer definierten Zeitspanne erledigt werden müssen. Kurz gesagt: Das ToDo soll Ihre Zettelwirtschaft ersetzen. Sie müssen noch Themen für einen Text recherchieren oder Sie wollen sich die Woche noch mal den Liquiditäts-Report anschauen? Machen Sie sich einfach ein Todo für den Tag, an dem Sie erinnert werden möchten. Das ToDo wird Ihnen dann an dem eingestellten Tag automatisch auf Ihrem Dashboard angezeigt. Sie können die ToDo’s bearbeiten, Zeiten darauf buchen oder sie als erledigt markieren. Wenn Sie ein ToDo nicht als erledigt markieren, dann „verfolgt“ es Sie (wird Ihnen solange angezeigt), bis dies geschehen ist. Sie können ToDo’s für sich anlegen, für andere Kollegen oder auch für ganze Teams.

Natürlich können Sie ToDo’s auch als Serie anlegen, sodass Sie den wöchentlichen Check der offenen Angebote nicht immer neu anlegen müssen. Das ToDo kann aber auch als Akquise-Tool genutzt werden. Hierfür können Sie sowohl Kontakt- als auch Job-ToDo’s erstellen. Diese sind dann direkt mit dem Job oder dem Kontakt verknüpft. Ein Interessent hat für weitere Gespräche erst im neuen Jahr Zeit? Kein Problem, legen Sie sich jetzt für den 06.01. ein ToDo an und genau an diesem Tag werden Sie wieder automatisch an das Telefonat erinnert. Mit dieser Funktion kann keiner mehr behaupten, er hätte nichts mitbekommen.

Die Aufgabe

Aufgaben sind definierter als die oben beschriebenen ToDo’s. Eine professionelle Agentursoftware, die ein Tool für das Projektmanagement, bietet Ihnen die Möglichkeit, Aufgaben anzulegen. Diese können Sie direkt aus einem Angebot erzeugen oder auch frei am Projekt anlegen. Wenn Sie Aufgaben aus einem Angebot generieren möchten, können Sie in QuoJob einfach einen Haken hinter der angebotenen Leistungsart setzten. Die Software generiert dann automatisch eine Aufgabe mit allen Vorgaben aus der Position. Stunden und Beschreibungstext können Sie zwar immer noch ändern, müssen Sie aber nicht. Freie Aufgaben können Sie jeder Zeit neu anlegen. Sie geben dann selber den Titel, die Stunden und Zeitvorgabe und den Verantwortlichen an. Die erzeugten Aufgaben erscheinen direkt am Projekt, im Projektplan und selbstverständlich auf dem Widget Aufgaben auf den Benutzer-Dashboards.

Sie können sich auch eine interne Nachricht automatisch weiterleiten lassen, sobald eine Aufgabe erzeugt, verändert, gelöscht oder abgeschlossen wurde. Wenn Sie die Aufgaben nicht einem einzelnen Mitarbeiter zuweisen möchten, dann können Sie über die Funktion Teamdelegation die Aufgaben auch einem ganzen Team zuordnen. Die Mitarbeiter können direkt am Projekt, im Modul MyTime oder auf dem Dashboard Zeiten auf die Aufgabe buchen. Wenn diese fertig ist, können Sie diese selbst als erledigt markieren. Der zuständige Projektmanager bekommt dann eine Benachrichtigung durch das System. Aufgaben sind also viel definierter und verpflichtender als ToDo’s. Sie dienen zur Projekt- und Ressourcenplanung, haben immer einen Start- sowie Endtermin und eine zeitliche Vorgabe.

Der Termin

Bei Terminen handelt es sich ebenfalls um meist verpflichtende Ereignisse. Sie legen Termine an, wenn etwas an einem gewissen Tag oder in einem bestimmten Zeitraum stattfinden soll. Termine spielen somit natürlich auch in die Ressourcenplanung ein. Manche nutzen Termine gerne auch als lockere Erinnerungen, dafür empfehlen wir aber das Anlegen eines ToDo’s. Bei Terminen unterschieden wir zwischen sogenannten „Normalen“, „Jobbezogenen“ und „Privaten“ Terminen. Sie können Termine nur für sich, ein Team, eine Unit oder ganz einfach mehrere Mitarbeiter anlegen.

Ebenfalls ist es möglich, die Termine wiederholen zu lassen. In welchem Rhythmus wiederholt wird, können Sie bei der Terminanlage bestimmen. Start- und Endtermin sowie eine Uhrzeit können Sie genauso hinzufügen wie eventuelle Ressourcen, die für den Termin geblockt werden müssen. Sollte es zu einer Kollision von Ressourcen oder Mitarbeitern kommen, warnt Sie QuoJob direkt. Wenn Sie einen auswärtigen Termin anlegen, dann können dies die anderen Mitarbeiter in Ihrem Widget „Heute abwesende Mitarbeiter“ sehen. Wenn Sie externe Personen zu dem Termin einladen möchten, ist dies auch direkt während der Anlage möglich. Sie können einen jobbezogenen Termin anlegen, in dem Sie den Termintyp „Job“ wählen und im Dropdown-Feld den gewünschten Job suchen und auswählen. So taucht der Termin dann direkt am Job auf. Wie auch bei den ToDo’s und Aufgaben können Sie unkompliziert Ihre Zeiten auf Termine buchen.

Ja, wie denn nun?

Ob sie mit allen drei Funktionen oder nur mit einer arbeiten möchten, bleibt natürlich Ihnen überlassen. Wenn Sie nur mit Terminen ausreichend planen können, müssen Sie es nicht aufwendiger gestalten als nötig. Es ist jedoch immer gut, wenn Ihnen Ihre Agentursoftware mehrere Optionen bieten kann. Denn eine gute Planung lebt vom Mitmachen, genau wie eine Agentursoftware generell. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern also mehrere Möglichkeiten zur Verfügung stellen, ist die Chance definitiv höher, dass auch sie eine davon nutzen werden.

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