Was muss ein Tool können, um ein Projekt zu managen?

Was bei kleinen Jobs noch auf Zuruf funktioniert hat, da man ein kleines Team hatte oder die Arbeiten sehr übersichtlich waren, kann bei größeren Projekten schnell aus dem Ruder laufen. Wenn man keinen Überblick über seine Projekte mehr hat, bringt dies nur unzufriedene Kunden und auch unzufriedene Mitarbeiter.  Die Planung von großen oder auch sehr anspruchsvollen Projekten braucht einen richtigen Workflow.

Wenn Sie bis jetzt noch komplett ohne Agentursoftware Ihre Planungen vorgenommen haben, dann ist der erste Schritt, sich auf dem Markt nach Lösungen dafür umzuschauen. Wenn Sie eine passende Software für sich gefunden haben, dann sollte es besonders um das Projektmanagement gehen. Haben Sie QuoJob schon im Einsatz, nur das Modul Projektmanagement nicht lizensiert, dann lassen Sie sich das Modul von Ihrem Key Accounter gerne vorstellen.

Was soll ein Projektmanagement Tool alles können?

Ganz einfach gesagt: Projekte managen. Wie der Name schon sagt, sollen Sie durch das Modul einen Überblick über alle Ihre Projekte und Jobs bekommen. Dazu gehört natürlich die Mitarbeiterkapazität, damit Sie sehen können wer, wann, wie, wo an welchen Projekten und Jobs mitarbeiten kann. Überblick ist hier das Zauberwort, denn nur so können Deadlines eingehalten und Ressourcen richtig verwaltet werden.

Wie funktioniert es?

Sie legen ein Projekt an, gegebenenfalls Jobs und Subjobs. Wenn das Projekt angelegt ist, können Sie schon direkt die gewünschten Mitarbeiter oder ganze Teams dem Projekt zuordnen. Die Kollegen bekommen automatisch eine interne Nachricht darüber, dass Sie an diesem Projekt mitarbeiten. Wenn Sie möchten, können Sie auch ein Stundenkontingent, Start und Endtermin oder ein Budget hinterlegen. Wenn QuoJob diese Daten hat, dann bekommen Sie durch das PM Tool direkt einen Quick Profit Check. Sie sehen mit nur einem Klick, wie das Projekt finanziell läuft, bis hin zum DB II. Als nächsten Step schreiben Sie wahrscheinlich ein Angebot an den Kunden oder Interessenten.

Durch das Projektmanagement haben Sie nun in der Angebotsmaske eine neue Checkbox hinter den Leistungsarten. Wenn Sie dort einen Haken setzen, können Sie direkt aus dem Angebot heraus Aufgaben generieren. Titel, Beschreibung & Stundenvorgabe werden eins zu eins übernommen. Das einzige, was Sie noch machen müssen, ist die Aufgaben zuzuweisen. Dies können Sie auf mehrere Arten tun. Sie können zum Beispiel eine direkte Zuordnung vornehmen. Das heißt, Sie ordnen einem Mitarbeiter die komplette Aufgabe zu und nur den Zeitraum bestimmen und passen unter Umständen noch die Stunden an. Sie können die Aufgabe aber auch unter Ihrer Aufsicht behalten und diese nur delegieren. Dann schieben Sie die Aufgabe einfach Anteilig, entweder per Stunde oder Prozent, an einen anderen Mitarbeiter. In beiden Fällen bekommt derjenige, der die Aufgabe zugeteilt bekommt, eine Interne Nachricht über seine neuen Aufgaben.

Unter MyTime erscheinen diese dann genauso wie im Widget Aufgaben auf MyDay. Wenn Sie die Aufgaben keinen speziellen Mitarbeitern zuordnen möchten, sondern lieber einem ganzen Team, dann geht dies natürlich auch. Unter dem Reiter Teamdelegation können Sie Aufgaben sogar Projektübergreifend allen angelegten Teams zuordnen. Sie können selbstverständlich auch freie Aufgaben anlegen, ohne Bezug zu einem Angebot. Dann müssen Sie nur Leistungsart und Stundenvorgabe selbst eintragen. Unabhängig davon können Aufgaben in Abhängigkeiten gestellt werden. Entweder von Unteraufgaben oder Milestones. Dies können Sie sich dann umfänglich in Ihrem Projektplan anschauen, denn alle Aufgaben, die Sie erstellen, werden automatisch auch im Projektplan angezeigt. Diesen können Sie farbig gestalten, bei Bedarf an Ihren Kunden rausschicken und ihn so über die Planung informieren.

Auswertungen

Alles, was Sie in QuoJob an Daten einpflegen, können Sie an bestimmten Stellen auch auswerten. Genauso verhält es sich natürlich mit der Projektauswertung. Sie können sich in diversen Reports Umsatz, Profit oder auch Auslastung aller Projekte anzeigen lassen. Ebenso wie die Mitarbeiterkapazität. So können Sie für kommende Projekte genau abschätzen, wie diese laufen sollen.

Effizientes Arbeiten

Das Projektmanagement braucht man nicht bei jedem Projekt, da geht es manchmal schneller, wenn der Kollege, der Bescheid weiß, seinen Job eben erledigt. Handelt es sich aber um umfangreichere Projekte, dann wird Ihnen das PM Tool viel Zeit ersparen und ein Garant dafür sein, dass Ihre Projekte zuverlässiger ablaufen werden.

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