Arbeit geleistet, aber bezahlt wird nicht? Es ist nicht immer angenehm, aber es kann einfach passieren. Sie haben Ihre Leistungen erbracht, eine Rechnung über QuoJob erstellt und warten jetzt auf Ihre Bezahlung.

Offene Posten

Im stressigen Alltag kann der Kunde dies natürlich schon mal vergessen, passiert einem selbst schließlich auch mal ab und an. Nicht die feine Art, aber leider geht es manchmal einfach unter. Die Kollegen aus der Buchhaltung schauen sich die Eingänge auf dem Konto an, aber wieder nichts. Was tun? Gibt es vielleicht noch mehr Außenstände? Für die Abwicklung eines solch lästigen Themas, hat Ihre Agentursoftware natürlich auch die Lösung parat:

Rufen Sie einfach im Modul Buchhaltung den Punkt „Offene Posten auf. Damit können Sie eine übergreifende Liste aller ausstehenden Posten generieren. Sie bestimmen den Zeitraum und wenn Sie mögen, auch den Kunden, ansonsten selektieren Sie einfach übergreifend nach allen offenen Rechnungen.

Mahnwesen

Wenn Sie wissen, welche Rechnungen schon länger unbezahlt sind, obwohl das Zahlungsziel schon überschritten ist, dann empfiehlt es sich, die Kunden freundlich daran zu erinnern. Diesen Vorgang können Sie selbstverständlich aus Ihrer Agentursoftware heraus abbilden. Sie können nicht nur einzelne Mahnungen generieren, sondern einen ganzen Mahnlauf. Bei dieser Funktion können Sie ebenfalls nach Kunde und Zeitraum selektieren sowie nach der Rechnungsart. Wenn sie diese Selektion getroffen haben, können Sie mit einem Klick entscheiden, welche Rechnungen Sie anmahnen möchten. Dies geht selbstverständlich auch übergreifend, sodass Sie alle offenen Rechnungen unabhängig vom Kunden angezeigt bekommen. Sie können aber auch zum Beispiel von einem Kunden direkt mehrere Rechnungen oder auch nur einzelne zum Anmahnen auswählen.

Die Mahnstufen erzeugt QuoJob automatisch, genau wie das hinterlegte Zahlungsziel. Nach der Auswahl klicken Sie auf „Mahnlauf erstellen“ und erzeugen mit einem Klick mehrere Mahnungen. Sie können sich im Druckdialog die Vorschau ansehen und ggf. noch individuelle Änderungen vornehmen. Textbausteine wie Begrüßung oder Schlusssatz zieht sich die Software wieder automatisch.

Danach können Sie die Mahnungen entweder direkt per E-Mail über das System verschicken oder Sie schicken sie per Fax oder Post an Ihren Kunden. Die erzeugten Mahnungen werden im System auch immer direkt unter der passenden Rechnung angezeigt. Sie sehen also direkt ob oder wie oft schon gemahnt wurde. Eine nicht gerade angenehme Aufgabe wird durch Ihre Agentursoftware so wenigsten schnell und präzise erledigt.