Kontakte, Kontakte, Kontakte

Die Grundlage einer professionellen Agentursoftware sind die Daten, die Sie in die Software einpflegen. Ohne ein gepflegtes System können Sie keine Auswertungen fahren. Angebote, Rechnungen sowie die Projektplanung oder die Zeiterfassung sind Funktionen, die Ihre Agentursoftware abbilden soll. Am Anfang stehen jedoch erst einmal Ihre Kontakte und deren Verwaltung. Ihre Kunden-, Interessenten- und auch Ihre Lieferantendaten müssen in das System. Ihr Workflow kann dadurch reibungslos laufen.

Einpflegen von Kontakten

Beim erstmaligen Arbeiten mit einer Agentursoftware macht es Sinn, Ihre vorhandenen Kontakte aufzuräumen. Sie können Ihre Kontakte händisch einpflegen oder, wenn Sie sich für QuoJob entscheiden sollten, unseren Service des Kontaktdatenimports nutzen. Sie bekommen dann von uns eine Excel-Tabelle, in der Sie Ihre Kontakte einpflegen können. Merkmale wie Kategorie, Verteiler, kaufmännische Stammdaten etc. können ebenfalls mit übernommen werden. Wir spielen dann Ihre Kontakte in das System ein und Sie können diese direkt nutzen.

Kontaktanlage

Von Ihren Kontakten brauchen Sie gewisse Standardinfos, die immer als Pflichtfeld gekennzeichnet sind. In QuoJob sind alle Sparten Pflichtfelder, die fett hinterlegt sind. Der Firmenname, das Land, die Branche und die Kontaktkategorie sind Felder, die ausgefüllt werden müssen. Alle anderen Felder der Kontakte, wie Telefonnummer oder ähnliches, können Sie befüllen. Müssen Sie aber nicht. Wenn Sie gerne zusätzliche Felder als Pflichtfelder markieren möchten, dann können wir dies selbstverständlich für Sie einrichten. Die Branchen und Kontaktkategorien können Sie ganz individuell für Ihre Agentur im Modul Admin hinterlegen, bearbeiten und hinzufügen. Im Fenster der Kontaktanlage können Sie auch den Status des Kontakts ändern.

Übersicht am Kontakt

Nachdem sie einen neuen Kontakt angelegt haben, öffnet sich eine neue Visitenkarte mit allen Informationen, die Sie zu dem Kontakt benötigen. Zusätzlich zu den bereits hinterlegten Firmendaten können Sie noch diverse andere Bereiche befüllen. Haben Sie zum Beispiel wichtige Infos, die jeder einsehen muss? Dann benutzen Sie einfach das Feld „Notiz“ und die Infos Ihrer Kontakte werden direkt beim Öffnen des Kontakts angezeigt. Kriterien und Verteiler können Sie ebenfalls am Kontakt hinterlegen und einsehen. Wer bekommt beispielsweise eine Weihnachtskarte?

Alle Ansprechpartner, die es an einem Kontakt gibt, hinterlegen Sie ebenfalls dort. Die Hauptadresse wird automatisch übernommen. Sie können aber auch selbstverständlich eine andere Anschrift, Mailadresse oder Telefonnummer hinterlegen. Wenn Sie dann ein Angebot an den Ansprechpartner „Herr Müller“ versenden, zieht sich QuoJob automatisch die bei dem Ansprechpartner hinterlegten Daten. Unabhängig vom Ansprechpartner können Sie unterschiedliche Anschriften für die Firma hinterlegen. Hat der Kontakt eine andere Liefer- oder Rechnungsanschrift, dann legen Sie diese im System an und kennzeichnen diese. Was ebenfalls an dem Kontakt gepflegt werden kann, sind die kaufmännischen Stammdaten. Debitoren-, Kreditoren- oder Kundenummern, individuelle Zahlungsziele und noch vieles mehr hinterlegen Sie einmal am Kontakt und QuoJob zieht sich alle Infos automatisch.

Kundenspezifische Preise

Haben Sie eine Preisliste je Kunde? Wenn ja, dann empfiehlt es sich, Preislisten pro Kunde zu hinterlegen. Das heißt: Wenn Sie ein Angebot oder eine Rechnung schreiben, wird direkt die Kundenspezifische Preisliste gezogen. Sie brauchen nicht über spezielle Vereinbarungen weiter nachzudenken.

Korrespondenzen

Was Ihre Agentursoftware ebenfalls ermöglichen sollte, ist eine Nachvollziehbarkeit der Interaktionen mit dem jeweiligen Kontakt. Eine Historie mit allen möglichen Aktionen ist daher als Standardfunktion unabdingbar. Eine nahtlose Kontaktkorrespondenz sollte ebenfalls in Ihrer Agentursoftware integriert sein. E-Mails verschicken oder ablegen, Besprechungsberichte schreiben oder die Funktion des Dokumentenuploads sollten ebenso als Standard Features inkludiert sein.

DSGVO

Der Datenschutz sollte für Sie immer ein wichtiges Thema sein. Besonders dann, wenn es um Ihre Agentursoftware geht. Achten Sie darauf, dass Ihre neue Software die DSGVO-Konformität erfüllt. Ansprechpartner und Mitarbeiter können einer Datenspeicherung widersprechen. Diese müssen aus dem System gelöscht werden können. Ebenso sollten Sie sich die Zustimmung Datenspeicherung zu Werbezwecken wie Kunden oder Interessenten einholen. Dies gilt zum Beispiel auch für den Newsletter-Versand.

Aktionen

Sie möchten einen Newsletter oder Weihnachtskarten rausschicken? Auch das sollte mit Ihrer neuen Agentursoftware kein Problem mehr sein. In QuoJob selektieren Sie einfach nach dem hinterlegten Kriterium. Beispielsweise dem Kriterium „Weihnachtskarte“ und alle Kontakte, die mit diesem Kriterium belegt sind, werden ausgegeben. Danach erstellen Sie eine Massen-E-Mail oder einen Serienbrief. Ohne nochmal alle Kontakte einzeln bearbeiten zu müssen. In QuoJob können Sie außerdem eine Detailliste ausgeben lassen, sodass Sie die selektierten Kontakte direkt als Etiketten drucken lassen können.

Kundenpflege

Als Herzstück Ihrer Agentursoftware würden die meisten wohl Ihre Projekte und Jobs bezeichnen – im Prinzip ja auch völlig richtig. Nur wird der Beginn gerne vergessen. Eine saubere und kontrollierte Kundenpflege ist das „A und O“. Denn ohne entstehen erst gar keine neuen Projekte oder Folgejobs. Bedenken Sie dabei bitte auch, welcher Ihrer Mitarbeiter Kontakte anlegen und pflegen darf. Wenn Sie sich für eine neue Agentursoftware entscheiden, sollte Ihr Augenmerk deswegen immer auf den vorangegangenen Funktionen liegen. Denn der Kunde ist neben den Mitarbeitern die wichtigste Person in Ihrem Unternehmen.

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