Was ist bei Buchhaltung zu beachten?

Na klar, es gibt auf alle Fälle Themen, die sich spannender anhören als dieses. Es gibt aber nur wenige, die wichtiger sind. Die Buchhaltung gehört, wie in jedem anderen Unternehmen, auch in einer Werbe-, Event- oder Marketingagentur zu den essentiellen Abläufen dazu. Ohne geschriebene Rechnungen, kein Umsatz, so einfach ist das. Wenn Sie sich nach einer passenden Agentursoftware umschauen, sollte dieser Aspekt eine wichtige Rolle in Ihrem Anforderungsprofil spielen. Sie haben schon eine Software im Einsatz? Umso besser, schauen Sie sich die Funktionen genau an und checken Sie, Job Sie nicht vielleicht viel weniger nutzen, als Ihnen die Software eigentlich bietet.

Was brauchen Sie?

Zu den Grundfunktionen einer halbwegs guten Agentursoftware sollten definitiv folgende Punkte gehören:

  • Ausgangsrechnungen
  • Eingangsrechnungen
  • Angebote
  • Lieferantenaufträge/-anfragen

Diese Funktionen bilden den benötigten Rahmen, um Ihre wichtigsten buchhalterischen Aspekte in Ihrer Agentursoftware abzubilden. Sollten diese Funktionen nicht gegeben sein, können Sie davon ausgehen, dass Sie weitere Tools brauchen werden und genau das ist es ja, was Sie nicht wollen.

Die gewissen Extras

Zusätzlich zu den Standardfunktionen sollte Ihnen eine professionelle Agentursoftware weitere Möglichkeiten und Schnittstellen bieten, die Ihre Arbeit rund um die Finanzen erleichtert. Da es sich bei QuoJob um einen Modularen Aufbau handelt können Sie einzelne Module und Add-Ons frei hinzuwählen, ganz so, wie Sie es benötigen. Dazu können Sie sich die weiteren Module im Einzelnen anschauen und gerne auch testen. Bei den buchhalterischen Themen gehören auf jeden Fall einige Module zu denen, die man sich genauer anschauen sollte.

Wiederkehrende Rechnungen & FiBu-Export

Sie haben Rechnungen, die Sie in einem bestimmten Rhythmus immer wieder stellen? Egal ob monatlich oder jährlich. Durch das Modul „WKR“ müssen Sie die Rechnungen nicht jedes Mal neu schreiben oder sich eine Erinnerung dafür stellen. Sie legen die WKR einmal an und zu dem hinterlegten Turnus generieren Sie diese einfach.

Sie geben immer noch Ihren Pendelordner beim Steuerbüro ab? Kein Problem, das können Sie auch gerne weiter so machen. Warum wollen Sie aber nicht trotzdem schon eine elektronische Übergabe der Finanzbuchhaltung einfach per Schnittstelle erledigen? Mit diesem Modul ist es Standardmäßig zu allen gängigen Systemen wie DATEV, Lexware, Diamant und vielen weiteren möglich.

Offene Posten & Mahnungen

Mit einem Klick nachschauen, wer schon bezahlt hat und welche Rechnungen noch offen sind. Genau so geht es mit diesem Modul. Das eher schwierige Thema Mahnen wird ebenfalls stark vereinfacht. Sie generieren ein Mahnmal, das System zeigt Ihnen an, welche Mahnstufe als nächstes kommt und Sie entscheiden, welche Rechnungen angemahnt werden sollen.

E-Banking

Mit diesem Modul können Sie Dateien zur Übertragung von Lastschriften und Überweisungen in die Software Ihrer Hausbank durchführen. Lästige Abgleiche werden so durch das Tool stark vereinfacht.

Die Buchhaltungsfunktionen sollten immer eine der wichtigsten Rollen in der Entscheidungsfrage nach einer passenden Agentursoftware spielen. Denken Sie daran, Sie müssen nicht mit allen Funktionen von QuoJob arbeiten. Aber eine Agentursoftware, die Ihnen Erweiterungen ermöglicht, bewahrt Sie davor, an einen Punkt zu kommen, an dem Sie sich fragen, ob das schon alles war.

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