Was sollte Korrespondenz-Management beinhalten?

Das Wort Korrespondenz kommt aus dem lateinischen correspondentia und bedeutet sich gegenseitig antworten. Wenn wir nach einem Tool suchen, das ein Korrespondenz-Management integriert haben soll, dann sollte dies einen Schriftverkehr beinhalten. Heutzutage ist dabei der Mailverkehr der stärkste Pfeiler. Eine professionelle Agentursoftware, die sich als „All-In-One“-Lösung präsentiert, sollte ein Korrespondenz-Management-Tool integriert haben. Bei QuoJob finden Sie alles rund um das Thema unter dem gleichnamigen Reiter in den Modulen, Jobs, HR und Kontakte. Hier verbergen sich die Funktionen Besprechungsbericht, Schriftwechsel, E-Mail-Eingang und -Ausgang, Statusreport und Briefing. Sie können Ihre Korrespondenzen also nicht nur erfassen, sondern auch direkt unterteilen, um sie so besser verwalten zu können. 

Besprechungsbericht

Unter dem Punkt Besprechungsbericht können Sie neue Berichte anlegen oder Ihre bereits erfassten Berichte betrachten oder bearbeiten. Sie können bei einer Neuanlage diverse Felder als Pflichtfelder bestimmen, händisch ausfüllen oder von QuoJob automatisch ausfüllen lassen. Dazu gehören zum Beispiel Titel, Teilnehmer und unterschiedliche Themen. Nach dem Sie den Text erfasst haben, gelangen Sie in den QuoJob-typischen Druckdialog, in dem Sie das Dokument noch weiterbearbeiten können.   

Schriftwechsel

Beim Schriftwechsel handelt es sich um Schreiben, die Sie direkt aus QuoJob heraus erzeugen können, wie Anschreiben oder Briefwechsel. Wenn Sie einen Schriftwechsel an einem Job anlegen, dann werden automatisch Job und Kundendaten mit übernommen. Sie müssen nur noch einen Betreff und einen Text hinterlegen. Wenn Sie Schriftwechsel haben, die sich ähneln, dann können Sie auch mit der Vorlagen-Funktion arbeiten. Auch hier gelangen Sie nach dem Abspeichern, im Druckdialog.  

E-Mail-Verkehr

QuoJob ist kein Mail-Programm im Sinne von Outlook. Trotzdem haben Sie die Möglichkeit, Mails aus dem System heraus zu verschicken und per Drag and Drop auch in QuoJob abzulegen. Wenn Sie möchten, dass eine Mail am Kontakt oder Job hinterlegt wird, dann können Sie diese ganz einfach in den Punkt E-Mail-Eingang reinziehen und ablegen. So kann jeder, der die Rechte hat, sehen wer diese Mail wann dort abgelegt hat und um was es sich dabei handelt. Unter dem Punkt E-Mail-Ausgang können Sie aus QuoJob heraus Mails verschicken. Die Software zieht sich alle Daten entsprechend des Kontakts und Sie müssen nur noch entscheiden, was in den Betreff und die Textzeile kommt. Sie können dort auch erzeugte Dokumente, wie etwa den Besprechungsbericht, an die Mail anhängen.  

Statusreport

Ihr Kunde möchte gerne einen Überblick über seine Projekte? Erzeugen Sie einfach einen Statusreport und senden auch diesen aus QuoJob an Ihren Kunden. Sie können alle aktuellen Jobs mit einbeziehen, Aufgaben und Status zusätzluch mit andrucken lassen. Dazu können Sie die nächsten Schritte ebenfalls angeben, sodass Ihr Kunde immer auf dem Laufenden bleibt. Auch beim Statusreport gelangen Sie nach dem Abspeichern wieder in den Druckdialog, in dem Sie weitere Einstellungen vornehmen können.  

Briefing

Das Briefing können Sie als interne Kommunikation nutzen oder ebenfalls Ihrem Kunden zur Verfügung stellen. Da Briefings oft sehr ausführlich sein können, gibt es hier die Möglichkeit, wieder mit Vorlagen zu arbeiten. Erstellen Sie ein Job-Briefing, werden automatisch die Kontaktdaten dazu gezogen, genau wie die Aufgaben. Hier können Sie vorhandenen Aufgaben mit in das Briefing einbeziehen.  

Sie sehen also, das Korrespondenz-Management in QuoJob ist sehr vielfältig und umfangreich. Sie können all diese einzelnen Funktionen nutzen, oder Sie entscheiden sich dazu, nur eine der Lösungen zu verwenden. Ganz so wie Sie es brauchen. Alle Dokumente werden natürlich an Hand Ihrer Layoutwünsche angepasst, so dass Sie auch mit Ihrer Korrespondenz überzeugen können.  

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