Wie managen Sie Kontakte richtig?

In diesen Zeiten ist uns das Wort „Kontakt“ ja schon fast fremd geworden. Trotzdem oder gerade deswegen gehört das Kontaktmanagement mit zu den wichtigsten Tools, die man in einer Agentur nutzt. In Zeiten von Homeoffice und Video Konferenzen wissen wir erst recht, wie sehr uns solche Helfer den Berufsalltag erleichtern. In den Zeiten, in denen man noch mit einem Kontaktregister gearbeitet hat, sind wir ja schon länger nicht mehr, jedoch gibt es noch viele Agenturen, die Ihre Excel-Listen mehr schlecht als recht pflegen. Oder jeder nur Zugriff auf seine angelegten Kontakte hat. Wenn man aber spontan auf die Kontakte zugriefen will, wird dies schnell zum Problem.

Kontaktverwaltung

In einer guten Agentursoftware ist auch immer ein Kontaktmanagement integriert. Sie können Ihre gesamten Kontakte, seien es Kunden, Lieferanten, Interessenten oder weitere anlegen und verwalten beziehungsweise managen. Was bedeutet aber eigentlich dieses managen genau? Nun mit der reinen Anlage der Stammdaten ist es wohl nicht getan. Das Managen der Kontakte kann viele Aspekte haben:

  • Kontakt anlegen
  • Ansprechpartner anlegen
  • Kaufmännische Daten (wenn vorhanden o. benötigt)
  • Kriterien und Verteiler
  • Alternative Anschriften
  • Und vieles mehr…

Überlegen sie sich einen einheitlichen Workflow für die Kontaktanlage, sodass Sie ein einheitliches Selektieren und Verwalten in der Software ermöglichen. Entscheiden Sie, welche Pflichtfelder immer ausgefüllt sein müssen und welche Sie nicht zwingend für Ihr Management brauchen. Denken Sie daran, dass die Kontakte den Grundstein in Ihrer Agentursoftware bilden. Auf Ihnen baut alles auf. Oft werden sie vernachlässigt und nicht richtig gepflegt. Selbst das professionellste Tool kann Ihnen die Arbeit nicht komplett abnehmen, es kann Sie aber dabei unterstützen. Dass Kontakte oft etwas stiefmütterlich behandelt werden, liegt oft daran, dass man zur Zeit der Anlage oft noch nicht weiß, ob es ein entscheidender Kontakt ist. Dies sollte man unbedingt ändern, denn jeder Kontakt ist erstmal ein wichtiger. Er bildet den ersten Schritt hin zum Neukunden oder Kooperationsgeschäft, er kann also potenziell bei der Umsatzerhöhung helfen.  

Kontaktmanagement

Der Kontakt ist mit all seinen Facetten angelegt. Wunderbar! Jetzt kommen wir zum wirklichen Management der Kontakte. Sie möchten einen Newsletter rausschicken, der Ihren Kunden etwas mitteilen soll? Dann selektieren Sie im Kontaktmodul nach Ihren aktiven Kunden, nach Ansprechpartner. Sie haben einen speziellen Kundenstamm, der sich besonders für New Media interessiert? Perfekt, dann selektieren Sie nach dem Kriterium New Media, aktive Kunden und schicken eine Massenmail über das Kontaktmodul raus. Eine Einladungskarte an alle Interessenten zum nächsten Tag der Agentur? Sie haben das Prinzip kapiert, oder? Die Zeiten des wilden Raus- und Zusammensuchens sind vorbei, Sie nutzen einfach Ihre Agentursoftware dafür.

Akquise im Kontaktmanagement

Ihre Kontakte sind implementiert, also nutzen Sie sie auch! Machen Sie sie für diejenigen sichtbar, die Aufträge einholen wollen. Weisen Sie ihren Kontakten einen Key Accounter zu. Dieser kann sie eigenständig verwalten, Diarys schreiben, Wiedervorlagen anlegen und Mails rausschicken. Kontakte können verteilt aber auch aufgeteilt werden. Besser geht es nicht.  

 

 

Und wie kommen die alle da rein?

Wenn Sie viel Zeit und Lust haben, pflegen sie die Kontakte gerne per Hand in das System ein. Oder Sie fragen einfach uns. Wir implementieren Ihre Kontakte gerne, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

 

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