Die Einfachheit der digitalen Arbeitszeiterfassung für Agenturen

Einige machen es mal eben, andere haben überhaupt keine Lust drauf und wieder andere sind fleißig dabei. Ganz aktuell gibt es sogar ein EuGh-Urteil, welches alle Arbeitgeber künftig dazu verpflichtet. Beim Zeiterfassen gibt es unterschiedliche Typen, die dieser Tätigkeit unterschiedlich gerne nachgehen.

Im nachfolgenden Beitrag gehe ich auf den Ursprung der Zeiterfassung ein und darauf, weshalb diese im Laufe der Arbeitergeschichte immer wichtiger wurde, warum sie in der Gegenwart ihren Höhepunkt erlebt und wie die Digitalisierung und der Einsatz von maßgeschneiderter Software einen großen Teil dazu beiträgt.

Der Ursprung der Zeiterfassung

Wenn man an das Thema ‚Zeiterfassung‘ und seinen Ursprung denkt, assoziieren es die meisten mit Fabriken. Der Anfang ist jedoch im 18. Jh. in einem ganz anderen Berufszweig zu finden – nämlich bei den Beamten. Da denen schon damals der Ruf vorauseilte, eher weniger als mehr zu arbeiten, versuchte man, sie zu einem geregelten Arbeitsalltag zu bringen. Ermöglichen sollten dies die sogenannten Wächterkontrollen. Anhand einer Dienstmarke ließ sich feststellen, wann welcher Beamte seinen Dienst verspätet antrat.

Wenig später, im Zeitalter der Industrialisierung wurden dann tatsächlich die Fabrikarbeiter zur Hauptzielgruppe des Time-Trackings, und somit dauerte die Erfindung der Stempelkarte nicht lange. Diese ermöglichte die Überprüfung der Arbeiter ohne zusätzliche Aufsicht.

Die erste technische Stechuhr, wie sie die meisten von uns vor Augen haben, kam dann im Jahr 1920 auf den Markt. Obwohl das Thema ,Mehrarbeit‘ bzw. ,Überstunden‘ in Deutschland schon ein Thema zur Arbeiterrevolution in den 1830er-Jahren war, wurde dieser Aspekt bei der Zeiterfassung noch außen vor gelassen. 

Im 18. Jahrhundert startete die Zeiterfassung ausschließlich für Beamte.

Mit der Industrialisierung wurde sie auch in der Produktion, später auch in der Dienstleistung eingeführt. Im Zuge der Digitalisierung entwuchs die Zeiterfassung der reinen Anwesenheitskontrolle und dient zusätzlich der Ressourcenplanung und dem kaufmännischen Controlling in allen Wirtschaftsbereichen.

Zeiterfassung in der Gegenwart

Heutzutage ist die Erfassung von Arbeitszeit für viele noch immer ein lästiges Thema. Einige fühlen sich überwacht, andere vergessen es schlicht und einfach. Wieder andere sehen keinen Sinn in diesem Procedere.

Das Time-Tracking ist jedoch ungemein wichtig, da man nur mit erfasster Zeit eine wirkliche Kapazitäten- bzw. Mitarbeiterplanung führen und durch das Controlling auswerten kann. Denn in den häufigsten Fällen geht es darum zu sehen, wie viel Zeit beispielsweise für eine Leistung benötigt wird und wie viel davon man dem Kunden tatsächlich angeboten hat. Insbesondere in der Agenturwelt ist die Zeiterfassung ein Thema, das immer wichtiger wird.

Time-Tracking in der Agenturwelt

Leistungen einer Werbe-, Marketing- oder Kommunikationsagentur sind heute so vielfältig wie nie zuvor. Von Geschäftsausstattung, über klassische Werbung wie Printanzeigen, bis hin zu Webentwicklung, Onlinekampagnen und SEO ist alles dabei. Die Kollegen arbeiten allein oder im Team – abhängig vom Projekt und dem Workflow der jeweiligen Agentur.

Auch Wirkungsstätte und Arbeitszeitmodelle sind mittlerweile ganz flexibel. Sei es am Arbeitsplatz, im Home-Office oder unterwegs. Das Einzige, was unabhängig davon bleibt, ist die Zeit, die für die erbrachte Arbeit angefallen ist. Diese zu dokumentieren ist noch wichtiger, wenn extern gearbeitet wurde.

Stempelkarten oder elektronische Tür-Systeme funktionieren, wenn man morgens ins Büro und abends wieder nach Hause geht. Aber auch dann handelt es sich dabei lediglich um eine reine Arbeitszeiterfassung.

Time-Tracking mit Projektbezug

Viel spannender ist da die projektbezogene Erfassung von Zeiten. Wie viele Stunden wurde an einem bestimmten Job gearbeitet; sind mehr oder weniger davon verbraucht worden als zuvor veranschlagt? Diese Fragen kann man nur klären, wenn jeder Mitarbeiter, egal ob produktiv oder intern, seine Zeiten detailliert erfasst.

In Agenturen geschieht dies bislang zumeist über die klassische Excel-Tabelle. Man notiert seine Stunden, übergibt diese Notizen einem Dritten, der sie dann irgendwo zentral einpflegt. Das Problem dabei ist jedem bekannt, der Zeiten schon einmal auf diesem Weg erfasst hat: Am Ende des Monats stimmen sie einfach nicht überein.

Ob ein Kollege vorübergehend in einem Projekt aushalf, dies aber nirgendwo vermerkte, in der Hektik des laufenden Betriebs der Stundenzettel verloren ging oder in Vorbereitung auf wichtige Meetings am selben Tag gar nicht erst an die Erfassung der Stunden gedacht wurde. – Es ist meist nur eine Frage der Zeit, bis der Punkt erreicht ist, an dem sich Agenturen nach einer zuverlässigeren Lösung umschauen. Und da die Zeiterfassung nur eins von vielen Themen ist, die für Effizienz und Transparenz im Agenturablauf sorgen, wird überwiegend nach einer All-in-one-Lösung gesucht.

QuoJob – die Agentursoftware zur Stundenerfassung

Wer mit einer Agentursoftware arbeitet, trackt selbstverständlich auch sämtliche Zeiten über das System – einfacher und zentraler geht’s kaum.

Unabhängig von den Workflows sollte es für eine Agentursoftware kein Problem sein, sämtliche Zeiten aus verschiedensten Unternehmensbereichen zu verarbeiten.

Mit QuoJob bleibt es sogar dem Nutzer überlassen, ob er seine Zeiten manuell verbucht oder den integrierten Timer nutzt. Gebucht werden kann dabei auf:

  • Termine,
  • To-dos,
  • bestimmte Projekte,
  • Aufgaben oder
  • zuvor definierte Jobs.

 

Die QuoJob-App fürs Smartphone

Eine bei Mitarbeitern beliebte Variante der Zeiterfassung ist die Nutzung der QuoJob-App. Erhältlich für iOS und Android lassen sich mit ihr Zeiten rund um die Uhr und von überall aus erfassen

MyDay

Auf dem Dashboard MyDay befinden sich innerhalb Ihrer Aufgaben-Widgets neben dem Job samt Titel und Stundenvorgabe auch zwei unterschiedliche Uhren-Icons. Die abgebildete Sanduhr stellt dabei den Timer dar, der durch einen einfachen Klick aktiviert wird. Automatisch zieht dieser sich alle vorhandenen Daten, so dass weiter nichts zu tun ist, als ihn nach Beendigung der Arbeit wieder zu stoppen. Selbstverständlich hat der Mitarbeiter auf diese getrackten Zeiten ständigen Zugriff.

Neben der Sanduhr steht auch eine analoge Uhr zur Verfügung. Über einen Klick gelangt der QuoJob-Nutzer zur manuellen Erfassung seiner Zeiten. Für welche Variante der Zeiterfassung sich ein Mitarbeiter letztlich entscheidet, bleibt ganz ihm überlassen. Im Ergebnis zählt nicht, wie, sondern dass die Zeiten erfasst wurden. Und dies ist, speziell in Bezug auf das jüngste Gerichtsurteil, ein unverzichtbarer Punkt.

Unserer Erfahrung nach motiviert ein Unternehmen seine Mitarbeiter am ehesten zur Erfassung der Arbeitszeiten, wenn es ihnen eine unkomplizierte und praktikable Lösung dafür anbietet.

MyTime

Unter dem Modul MyTime können interne, produktive oder auch Abwesenheitsstunden erfasst und projekt-, job- oder aufgabenbezogen nachvollzogen werden.

Unabhängig von einzelnen Projekten können selbstverständlich auch die reine Arbeits- bzw. Anwesenheitszeit erfasst werden. Ebenso lassen sich flexible Arbeitszeitmodelle problemlos in die Kapazitätsplanung integrieren.

Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, sich einen Wochen- bzw. Monatsreport zu ziehen. Dieser beinhaltet auch die erfassten Stunden von Freelancern, die dank einer speziellen Lizenz ausschließlich Zugriff auf das MyTime-Modul haben.

Erinnerung nötig?

Auf Wunsch erinnert QuoJob automatisch via Pop-up-Fenster an die Zeiterfassung, was sich besonders zum Ende einer Arbeitswoche hin empfiehlt. Darüber hinaus lässt sich die nachträgliche Erfassung der Arbeitszeiten sowohl pauschal als auch vereinzelt auf eine individuelle Frist beschränken. Nach Ablauf dieser Zeit wird der Zugang zum Modul kurzzeitig gesperrt und ist nur durch autorisiertes Personal wie beispielsweise Projektmanager wieder freizugeben.

Das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung

Das jüngste Urteil des Europäischen Gerichtshofs liefert einen weiteren Beweggrund, sich als Arbeitgeber künftig mit dem Thema ,Zeiterfassung‘ zu beschäftigen. Demnach haben sich sämtliche EU-Mitgliedsstaaten in Zukunft der Protokollierung von Arbeitszeiten zu verpflichten, um Arbeitnehmerrechte zu schützen.

Fazit

Zeiterfassung ist und bleibt für viele Arbeitnehmer ein leidiges Thema. Mit QuoJob haben wir eine Software entwickelt, die dem Agenturpersonal die Stundenbuchung unkompliziert und zeitsparend ermöglicht – und auch den Arbeitgeber davon profitieren lässt.

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