Automatische Zeiterfassung für QuoJob mit timeBro

Warum es Zeit ist, jetzt aufzurüsten

Wenn ich gefragt werde: „Warum automatische Zeiterfassung?“, spreche ich in der Regel zuerst über die Frage „Warum überhaupt Zeiterfassung?“. Antwort: Wir möchten wissen, wie viel unserer Zeit in welche Aufgabe fließt. Sei es, um zu kalkulieren, was wir unseren Kunden in Rechnung stellen, oder um zukünftige Projekte profitabel planen zu können.

Zeit ist die wichtigste aller Ressourcen, denn im Gegensatz zu Wissen, Talent und Erfahrung ist sie gut messbar – und immer knapp. Es ist also absolut richtig, Zeiten zu erfassen. Nur funktioniert es leider nicht. Das ist ein offenes Geheimnis.

Wir alle arbeiten mit falsch erfassten Zeiten

Wer schon einmal selbst Zeiten erfassen musste, weiß genau: Die Zeiten stimmen nicht. Es ist bereits schwer, seine Zeiten am Ende eines Tages annähernd richtig zu schätzen. Laut der Studie „Time is money“ in der ‚Harvard Business Review‘ liegt die Genauigkeit bei durchschnittlich 67 Prozent. Werden Zeiten nur einmal die Woche geschätzt, sinkt die Genauigkeit auf 48 Prozent.

Sicher wäre es möglich, Zeiten genauer zu erfassen. Dafür müsste man nur immer wieder auf die Uhr sehen und beim Aufgabenwechsel Zeiten notieren. Oder vor und nach jeder Aufgabe auf eine Stoppuhr drücken oder die Zeiten regelmäßig in der Stundenübersicht aktualisieren. Das klingt in der Theorie einfach – in der Praxis unterbricht es aber permanent den Workflow. Abgesehen davon, dass man diese kontinuierliche Zeiterfassung sofort vergisst, sobald man sich wirklich auf die Arbeit konzentriert: Warum sollte man sich den Aufwand antun?

Mitarbeitern fehlen die Anreize zur Zeiterfassung

Nur etwa 10 Prozent aller Zeiterfasser sind Selbstständige, die ihre genauen Zeiten aus unternehmerischen Gründen wirklich kennen müssen. Die übrigen 90 Prozent sind aber Mitarbeiter, die ihr Gehalt sowieso fix bekommen. Für sie gibt es nicht den geringsten Anreiz, ihre Arbeit für Zeiterfassung zu unterbrechen und auf Genauigkeit zu achten, denn: Erstens kann niemand überprüfen, ob die Zeiten realistisch oder willkürlich erfasst wurden – sondern nur, ob überhaupt Zeiten erfasst wurden. Zweitens: Wenn niemand weiß, ob etwas gut oder schlecht erledigt wurde, kann man sich damit auch nicht profilieren. Warum sollte ich als Mitarbeiter meine Zeit in eine Aufgabe investieren, für die ich niemals gelobt oder befördert werden kann?

Wer jetzt meint, Mitarbeiter denken nicht nur an sich, sondern auch im Sinne ihres Unternehmens, hat damit vollkommen recht. Nur sieht kaum ein Mitarbeiter seine Leistung im Dokumentieren seiner Arbeit – sondern in der Arbeit, d. h. in den wertschöpfenden Tätigkeiten selbst: Beratung, Ideen, Design, Entwicklung oder Projektmanagement. Hier liegen die Talente, hier liegt die Motivation, hier gibt es Feedback.

Die Lösung muss einfacher sein als Schätzen

Was will eine automatische Zeiterfassung daran ändern? Ganz ehrlich: gar nichts. Im Gegensatz zur Stoppuhren, Stundenzetteln & Co. leugnet automatische Zeiterfassung die Realität nicht: Mitarbeiter werden ihre Arbeit nicht permanent für Zeiterfassung unterbrechen. Die wenigen, die dazu bereit sind, haben einen enormen Zeitaufwand und werden es immer wieder vergessen, sobald sie sich voll auf ihre eigentliche Arbeit fokussieren. So landen letztlich alle beim nachträglichen Schätzen von Zeiten. Manche am Ende des Tages, viele aber nur alle 2 bis 3 Tage oder gleich am Ende der Woche. Und hier liegt die Chance für eine Win-win-Situation – denn auch Schätzen ist anstrengend.

Wenn ich meinen Kopf nicht anstrengen muss, um einen Tag zu rekonstruieren oder um einen halbwegs sinnvollen Tag zusammenzufantasieren, habe ich als Mitarbeiter eine Erleichterung. Wenn ich eine Hilfe bekomme, die meinem Gedächtnis auf die Sprünge hilft, habe ich es nicht nur einfacher, Zeiten zu bestimmen. Die Zeiten sind auch viel genauer. Diese Erinnerungshilfe bietet automatische Zeiterfassung – in Form einer Zusammenfassung des jeweiligen Tages. Sie listet alle meine Computeraktivitäten in Dateien, E-Mails und Programmen, alle Kalendertermine und alle Offlinezeiten chronologisch in einer Timeline auf.

So funktioniert es konkret – mit QuoJob und timeBro

1. Projekte importieren
  • Einmaliger QuoJob-Login via timeBro
  • Alle aktiven Projekte zum Import verfügbar
  • Info, wenn neue Projekte verfügbar sind

2. Zeiten schneller erfassen (Bild
  • Alle Aktivitäten werden automatisch gemessen
  • Erinnerungshilfe, um Zeiträume zu buchen
  • Buchungen Projekten zuordnen & kommentieren

3. Buchungen exportieren

Mit nur einem Klick werden alle Zeitbuchungen und Kommentare jederzeit am jeweiligen Tag in QuoJob eingetragen.

Und was haben wir davon?!

Keinen unnötigen Aufwand und keine Unterbrechungen mehr für Zeiterfassung. Und am wichtigsten: genauere Zeiten. Genauigkeit soll am wichtigsten sein? – Ja, denn zwei häufig geäußerte Fehleinschätzungen sind:

1) „Dann sind unsere Zeiten eben nur grob geschätzt. So sehr wirkt sich das nicht aus.“

Falsch! Laut ‚Harvard Business Review‘ verliert die US-Wirtschaft jeden Tag 7,4 Milliarden Dollar aufgrund der groben Schätzungen. Die Abweichungen der geschätzten Zeiten von der Realität betragen zwischen 33 und 64 Prozent. Das ist weit mehr als die meisten Gewinnmargen im Dienstleistungsbereich. Zu behaupten, diese Ungenauigkeit wirke sich nicht aus, bedeutet, keinen Unterschied zwischen Gewinn und Verlust zu sehen. Wer überprüfen möchte, wie genau die eigene manuelle Zeiterfassung aktuell ist und was das in Euro bedeutet, kann den folgenden Zeiterfassungsrechner nutzen: https://www.timebro.de/?calc=true

2) „Das mag vielleicht für andere zutreffen, aber wir könnten sowieso nicht mehr abrechnen, nur weil wir mehr erfassen.“

So gedacht könnte man sich die Zeiterfassung von vornherein sparen. Abrechnung ist ein der Zeiterfassung (und dem Projektcontrolling) nachgelagerter Schritt. Ob und wie man abrechnet, hat also erst mal nichts mit der Frage zu tun, ob Ungenauigkeit das Unternehmen Kapazitäten (Geld) kostet. Wer genauere Zeiten hat, der hat mehr Zeiten, die den richtigen Projekten zugewiesen sind. Das wirkt sich sofort positiv aus:

  • Die Zeiten belasten nicht die Budgets der falschen Projekte und sorgen so weder für Ressourcenknappheit noch für trügerische Puffer. Beides würde Umsatzeinbußen und geringeres Umsatzpotenzial bedeuten, weil die Auslastung sinkt.
  • Die Zeiten landen nicht auf internen Projekten oder anderen Projekten, die später nicht abgerechnet werden können, weil sie z. B. pausiert oder ganz auf Eis gelegt werden.
  • Die Zeiten korrigieren das Controlling und damit die Profitabilität von Projekten erheblich, was sich auf viele zukünftige Entscheidungen auswirkt, die auf Basis von Projektdaten getroffen werden: Portfolio und Preise, Projekt- und Ressourcenplanung, Spezialisierung und Outsourcing usw.

 

 

Bonus: Arbeitszeiterfassung gemäß EuGH gibt es gleich dazu

Der große Vorteil von timeBro’s automatischer Zeiterfassung: Die Arbeit am Gerät sowie Kalendereinträge und die Offlinezeiten dazwischen werden automatisch gemessen. Sie ergeben als Summe die tägliche Arbeitszeit. So kann dem Nutzer immer seine Arbeitszeit vorgeschlagen werden – ohne, dass er sein tägliches „Kommen und Gehen“ bzw. Arbeitsbeginn und Ende nachverfolgen muss. Die Arbeitszeit kann jederzeit als Excel-Report oder PDF exportiert werden. Wer also ab der Verabschiedung des neuen Gesetzes nach einer kostenlosen Lösung zur Arbeitszeiterfassung sucht, schlägt mit timeBro ‚zwei Fliegen mit einer Klappe‘.

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