Wie eine Agentursoftware konkret hilft

Oft fällt es uns schwer, den Zusammenhang zwischen einer abstrakten Neuerung – wie zum Beispiel einer Agentursoftware – und unseren täglichen (Arbeits-)abläufen herzustellen. Einleuchtend ist der Einsatz ja in einigen Bereichen von allein: bei der Geschäftsführung zum Beispiel. Zahlen für Controlling und Steuerung sind nun mal unersetzlich, und wo sollen Sie sonst herkommen, außer aus der Agentursoftware? Auch für die Personalabteilung ist die Erleichterung, die mit dem Einsatz einer Agentursoftware einhergeht offensichtlich: Dinge wie Urlaubsplaner und Bewerbermanagement müssen nicht mehr in verschiedenen Tools gepflegt werden, sondern stehen auf einen Blick zur Verfügung. Auch die Buchhaltung kann sich, gerade wenn die Agentursoftware über eine Schnittstelle zur Finanzbuchaltungssoftware verfügt, auf das Wegfallen doppelter Arbeitsschritte freuen.

Aber was haben Grafiker und Texter von der Einführung einer Agentursoftware? Und Kontakter? Hier sind die Vorteile einer Agentursoftware nicht unbedingt auf den ersten Blick zu erkennen – vor allem nicht, wenn man selbst noch nie mit einer Agentursoftware gearbeitet hat.

In unserer neuen Serie beschäftigen wir uns daher mit dem Nutzen, die eine Agentursoftware für die verschiedenen Aufgabengebiete in Agenturen haben kann.

Kontakter

Kontakter sind die Schnittstelle zwischen Agentur und Kunde. Und genau da fängt die Schwierigkeit häufig an. Oft wollen alle gleichzeitig was, man muss ständig und bei jedem Kunden auf dem letzten Stand sein. Lässt sich alles leicht bewerkstelligen, solange man für eine überschaubare Anzahl Kunden zuständig ist. Und solange die Kollegen einen immer aktiv über Änderungen und neue Entwicklungen informieren. Und wenn die Kollegin, die neulich während des Meetings das Telefonat angenommen hat, die Nachricht auch auf Deinen Schreibtisch gelegt hätte…

Erleichterung durch Agentursoftware

Bei Schwierigkeiten dieser Art schafft die Agentursoftware Abhilfe. Egal wer mit einem Kunden telefoniert, in den Diaries kann man direkt am Kontakt alle Informationen hinterlassen. Biefings werden für alle ausführende Kollegen direkt am Job erfasst, Vorlagen und andere Dokumente dort direkt hochgeladen. Direkt auf den ersten Schritt sind am Job Status, nächste Schritte und eventuelle Beschreibungen sind am Job direkt auf einen Blick ersichtlich. Die Informationen befinden sich nun anstatt in einer oder mehrerer großer Zettelwirtschaften zentral in einem Tool, in dem alle, die es etwas angeht auch sofort Zugriff auf die Infos haben.

Mit einer Agentursoftware verschwenden Kontakter keine Zeit mehr damit relevante Informationen zusammen zu suchen, sondern können sich auf das konzentrieren, was in ihrem Job das Entscheidende ist. Der Kontakt zu ihren Kunden.