Was eine gute Agentursoftware können muss

Vor ein paar Wochen haben wir uns gefragt, wie man am besten Ordnung in das kreative (Arbeits-)chaos bekommt. Eine gute Möglichkeit für Menschen aus der Kreativbranche ist die Einführung einer Agentursoftware. Diese eignen sich nicht nur für Agenturen aller Größen, sondern sind of auch als Einzellizenzen für Freelancer erhältlich.

Sobald man sich dafür entschieden hat den Exceltabellen, Insellösungen, kurz: dem Chaos den Rücken zu kehren und sich auf die Suche nach einer Agentursoftware zu machen steht man vor der Qual der Wahl. Neben den etablierten Marken drängen neue Anbieter auf den Markt und man fragt sich unweigerlich: welche Agentursoftware ist denn nun die Richtige für unsere Zwecke?

Eigene Bedürfnisse klären

Bevor man mit Anbietern in Kontakt tritt, sollte man sich vor allem über seine eigenen Bedürfnisse im Klaren sein. Dabei ist es eigentlich egal, ob man sich eine Liste mit Muss- Anforderungen und Nice-to-Haves macht, einen Fragebogen zu Funktionalitäten erstellt und ihn vom Anbieter ausfüllen lässt, oder ob man im Gespräch mit den Mitarbeitern herausarbeitet, was von einer Agentursoftware erwartet wird. Die Hauptsache ist, dass man im Groben weiß, was man möchte. Sonst verliert man zwischen den verschieden Anbietern die eigene Bedürfnisse schnell aus den Augen. Neben den individuellen Bedürfnissen und Wünschen gibt es aber auch einige Standards, die jede Agentursoftware mit sich bringen sollte.

Software für Agenturen

Agentursoftware sollte auch genau das sein, was der Name verspricht: eine Software für Agenturen. Nicht eine Projektmanagementsoftware, die auch in einer Agentur angewendet werden kann, sondern eine Software, die genau auf die Anforderungen und Bedürfnisse der Kreativbranche abgestimmt ist. Nur so kann man sicher sein, dass auch wirklich der komplette Arbeitsablauf des Agenturalltags in der Software abgebildet werden kann.

Webbasiert und plattformunabhängig

Eine Lösung, die auf jedem Rechner einzeln installiert werden muss, ist für den Einsatz in Agenturen schlichtweg ungeeignet. Mitarbeiter müssen sich von jedem Arbeitsplatz aus einloggen können, im Kundenmeeting müssen auf Daten zugegriffen werden und manch ein Mitarbeiter oder Freelancer arbeitet vielleicht auch im Homeoffice. Starre Systeme, die einen an einen einzigen Arbeitsplatz binden, sind für Agenturen einfach keine Option.

 

Grundfunktionen

Gewisse Grundfunktionen sind in (fast) jeder ERP-Software enthalten. Zeiterfassung, Angebotserstellung und Rechnungsstellung sollten kein Problem sein. Auch Mitarbeiterverwaltung und CRM sollten alle Anbieter im Repertoire haben. Wie aber sieht es mit Projektmanagement aus? Kann neben der Projektanlage auch die komplette Abwicklung in der Agentursoftware dargestellt werden? Controlling ist ein weitere Punkt, auf den geachtet werden sollte. Ohne die Möglichkeit, die Arbeit der Agentur umfassend auswerten zu können, nutzt eine Agentursoftware nur mittelfristig. Das Planen und Steuern der Zukunft wird ohne die richtigen Zahlen schwierig, weshalb dann doch wieder auf ein externe Hilfsmittel zurück gegriffen werden muss.

Erweiterungen

Eine gute Agentursoftware wächst mit. Bei der Entscheidung für eine Agentursoftware sollte man deswegen auf einen modularen Aufbau achten. Es sollte ohne Weiters möglich sein, zusätzliche Benutzer nachzubestellen und den Funktionsumfang zu erweitern. Niemand möchte sich heute schon darauf festlegen, was die Zukunft bringt, aber die Agentursoftware, die man sich heute anschafft, sollte idealerweise auch noch in der Agentur der Zukunft zum Einsatz kommen.

Demozugang

Neben einer Onlinepräsentation sollte darauf geachtet werden, dass man eine Agentursoftware auch ausgiebig selber testen kann. Keine noch so gute Erklärung kann den Eindruck, den man beim Test einer Software gewinnt, ersetzen. Erst durch die Bedienung kann man wirklich sagen ob das Ganze „passt“.

Weiterentwicklung und Support

Zwei Dinge, die bei der Suche nach einer Software oft im Hintergrund stehen, aber auf keinen Fall vernachlässigt werden sollten: die Weiterentwicklung und Pflege der Software und der Support. Neben der Garantie, dass die Software kontinuierlich weiter entwickelt wird, die Investition also sicher ist, braucht man vor allem einen zuverlässigen Support. Wichtig ist dabei, die Art des Supportes zu beachten. Diesen gibt es von den verschiedenen Anbietern in verschiedener Form. Einige Anbieter bieten nur einen rein technischem Support zur Einrichtung der Software, andere einen Support, der rein per E-Mail agiert. In einigen Fällen muss Support in Form von Credits für jedes Anliegen einzeln bezahlt werden oder es gibt eine Obergrenze für die Anzahl von Anfragen. Es gibt auch Anbieter mit All-Inklusive-Angeboten. Diese beinhalten neben einem technische Support auch die Beantwortung von Anwenderfragen und ist per Telefon und E-Mail erreichbar. Ein Limit für Anfragen gibt es bei dieser  Variante nicht.

Qualität

Wie sichert der Anbieter seine Qualitätsstandards? Gibt es ein Qualitätsmanagement und wenn, ja: ist dieses zertifiziert? Mit wenig Aufwand für Recherche kann man einen Eindruck über die Arbeitsweise des Anbieters bekommen. Wenn keine Hinweise auf die Art der Qualitätssicherung zu finden sind: einfach nachfragen – Anbieter, die für kontinuirliche Qualität Sorge tragen, reden gern darüber.

Beratung

Die Integration der neuen Agentursoftware kann man nicht alleine stemmen. Zumindest für die erste Einrichtung der Software sollte man die Beratung des Anbieters in Anspruch nehmen. Allerdings bietet die Einführung einer Software auch die Chance, sich strategisch besser aufzustellen. Es bietet sich hier an, den bisherigen Workflow genau zu analysieren, eventuelle Schwachstellen herauszuarbeiten und für die Zukunft otimierte Arbeitsabläufe festzulegen. Hier ist man mit einem Anbieter, der neben der Software auch noch Unternehmensberatung anbietet, im wahrsten Sinne des Wortes gut beraten.