Ordnung ist das halbe Leben – Organisation kreativer Arbeit

Ordnung und Kreativität sind zwei Dinge, die sich diametral entgegenzustehen scheinen. Buntes Chaos auf der einen, graue Selbstdisziplin auf der anderen Seite. Dummerweise muss man beides kombinieren können, wenn man einen kreativen Beruf ausübt – egal ob als Selbstständiger oder als Angestellter. Denn auch die tollsten kreativen Ideen werden den Kunden nicht begeistern, wenn sie erst zwei Wochen nach dem vereinbarten Termin bei ihm eintrudeln. Selbst wenn man das noch durch eine Nachtschicht oder ein arbeitsreiches Wochenende abwenden kann – will man das? Mit einfachen Tricks und ein bisschen Struktur kann man sich sein Arbeitsleben so gestalten, dass man nichts mehr vergisst – ohne, dass deshalb gleich alles grau ist.

Selbstmanagement – Das Einfache, das schwer zu machen ist

Wenn man zwei Punkte beachtet, stellt effektives Selbstmanagement eigentlich kein Problem dar:  Verschaffen Sie sich morgens als allererstes einen Überblick über das, was an diesem Tag ansteht. Am besten während der ersten Tasse Kaffee im Büro oder Arbeitszimmer, dann kommen Ihnen keine neuen Infos aus E-Mails und Telefonaten dazwischen. Planen Sie danach Ihre Aufgaben und priorisieren Sie sie. So stellen Sie sicher, dass die wichtigen Aufgaben auch tatsächlich erledigt werden.

Eigentlich einfach. Eigentlich. Denn im Alltag vergisst man sie dann doch wieder, die ordentlich angelegten To-Do-Listen, so sorgfältig sie auch mit Symbolen und Farben nach Priorität geordnet wurden. Das Telefon klingelt, die Druckerei hat  noch eine Nachfrage zur Papierqualität, der Kunde möchte noch mal einen komplett neuen Vorschlag und die super Idee, die einem gerade beim Surfen im Internet zur Gestaltung der Kampagne für den neuen Schokoladenkeks gekommen ist, will auch sofort ausgearbeitet werden. Wenn dann noch der Kaffee aus der umgekippten Tasse über die To-Do Liste läuft, ist das Chaos perfekt.

Hilfe zur Selbsthilfe

Wie organisiert man sich also so, dass der kreative Flow nicht gestört wird und trotzdem jede Deadline eingehalten und jede Rechnung geschrieben wird? Es gibt eine Reihe von Tools, die zur Organisation des (Arbeits-) alltags dienen: Elektronische Kalender, gern synchronisiert mit E-Mail-Programmen, Apps zum Führen von To-Do-Listen und Excel-Tabellen, um aufgewendete Zeiten zu erfassen. Die Liste ist endlos und die verschiedenen Helferlein wollen auch erstmal alle bedient werden, bevor sie beim Organisieren helfen.

Girl working at the chaotic workplace

 

Agentursoftware – den Arbeitsalltag professionell im Griff haben

Am sinnvollsten ist es sicherlich, alle Tools in einem zu haben und nicht noch in extra Listen die Buchhaltung zu führen. Dafür gibt es speziell auf die Kreativbranche ausgerichtete Software. Im Idealfall können Sie hier alles abbilden, wegspeichern und so nichts mehr vergessen: vom ersten Kundenkontakt bis zur finalen Rechnungsstellung nach Beendigung eines Projekts. Eine gute Agentursoftware passt sich der Größe einer Agentur an. Ob ein Freelancer von zu Hause aus arbeitet oder eine Event-Agentur mit 80 Mitarbeitern organisiert werden will, sollte egal sein. Was eine gute Agentursoftware ausmacht und welchen Funktionsumfang sie haben muss, schauen wir uns in einem der nächsten Beiträge genauer an.