Helfer im Agenturalltag – der Kalender

Kalender gibt es schon seit ca. 5.000 Jahren, genau wie zur Zeit Ihrer Entstehung beeinflussen Sie auch noch heute unseren Alltag. Wir legen dazu zwar keine Steine mehr aus oder laufen den ganzen Tag mit unseren Filofax durch die Gegend, wir haben unsere Termine in unserem elektronischen Kalender. Also immer auf unserem Smartphone dabei.

So weit so gut, doch wie sieht es im Agenturalltag aus? Wenn Sie sich für eine neue Agentursoftware entscheiden, spielt die Kalenderfunktion natürlich eine Rolle. Jeder in der Agentur muss wissen, wann was wo und mit wem passiert. Ist der Kollege heute überhaupt in der Agentur? Urlaub, Krankheit, privat unterwegs oder doch beim Kundemeeting? All diese Infos braucht man nicht nur von sich, sondern auch vom ganzen Team.

Viele pflegen Ihre Termine aber auch in Ihrem Mail Programm, da macht es natürlich nur Sinn, dass Sie die Termine nur einmal eintragen müssen und diese sich automatisch mit Ihrer Agentursoftware synchronisieren. Unerlässlich ist natürlich auch die Selektion nach Ihren Ressourcen. Sie können diese zu Terminen hinzubuchen und generell danach filtern wie und wann sie verbucht sind. Ein Dubletten Check ist ebenfalls absolut Sinnvoll um unangenehme Überraschungen zu vermeiden. Heißt also, Mitarbeiter oder Konferenzräume sind nie wieder doppelt verplant.

Neuster Clou ist eine Such und Druckfunktion des Kalenders. Das heißt, Sie können nach Mitarbeitern, Teams, Kunden etc. suchen und die passenden Termine werden Ihnen angezeigt. Diese Selektion oder auch die Woche oder den ganzen Monat können Sie sich dann auch als PDF ausgeben lassen und wenn gewünscht drucken.

Der Kalender muss im Agenturalltag nicht nur funktionieren, sondern auch eine Usability mit sich bringen, die einfach und bequem ist.

Fassen wir also zusammen: Ein guter Kalender muss mir, egal wo ich bin, ob in der Agentur oder auf dem Smartphone im Zug anzeigen, wann wer wo welche Termine hat, egal ob beruflich oder privat. Denn ganz ehrlich, ohne können wir uns doch alle maximal an den Termin zum Sonntagsessen erinnern.