Einführung von Agentursoftware – Teil II

Vor ein paar Wochen haben wir an dieser Stelle festgestellt, dass der Mensch ein Gewohnheitstier ist. Instinktiv lehnen wir Veränderungen ab, weil wir mehr Gefahr als Nutzen in der Veränderung wittern.

Wie geht man also vor, um für ein Projekt, das große Veränderungen mit sich bringt, wie zum Beispiel die Einführung einer Agentursoftware, Zustimmung bei den eigenen Mitarbeitern zu gewinnen?

Gute Vorbereitung

Eine gute Vorbereitung ist für die Einführung von Agentursoftware das A und O. Seien Sie sich von Anfang an vor allem über eins bewusst: nur, weil Agentursoftware auch eine Software ist, ist die Einführung noch lange kein Fall für die IT-Abteilung, sondern für die Chefetage. Bei Ihnen liegt die Verantwortung für die Vorbereitung und genau in diese sollten Sie Ihre Mitarbeiter bereits einbinden. Nehmen Sie sich Zeit für eine ausführliche Ist-Analyse. Der Zustand und die Abläufe in Ihrer Agentur sollten hier auf Herz und Nieren geprüft werden. Was soll so bleiben wie es ist? Was kann oder muss optimiert und modernisiert werden? Wo verschleudern wir unter Umständen wertvolle Ressourcen? Bilden Sie Kompetenz-Teams und betrauen Sie Ihre Mitarbeiter mit Teilen der Analyse. Wer selber sieht an welchen Stellen es hakt, wird sich schneller für Veränderungen begeistern. Ihre Mitarbeiter haben zusätzlich einen anderen Blick auf die Dinge als das Management. Sie werden wertvolle Hinweise erhalten, wenn Sie Ihren Mitarbeitern zuhören und Sie von Anfang an in die Einführung einer Agentursoftware einbeziehen.

Bedürfnisse wecken

Sammeln Sie nicht nur Ihre eignen Anforderungen an eine Agentursoftware, sondern auch die ihrer Mitarbeiter. Gleichzeitig müssen Sie aber deutlich machen, dass es kein System gibt, dass alle Anforderungen erfüllt. Priorisieren Sie deswegen ihre gesammelten Anforderungen, unterscheiden Sie zumindest zwischen Must-Haves und Nice-to-Haves, also den Dingen, die zwingend in Ihrer neuen Agentursoftware enthalten sein sollten und denen die Sie schön, aber nicht zwingend notwendig finden. (Weitere Tipps zur Auswahl einer Agentursoftware finden Sie hier). Im Zuge der Ermittlung der Anforderungen können Sie bereits das Bedürfnis nach Veränderung bei Ihren Mitarbeitern wecken. Die Aussicht, dass die Arbeit demnächst unkomplizierter und schneller von der Hand geht, ist für die meisten Menschen verlockend.

Klare Ziele definieren

Definieren Sie klare Ziele und Rollen. Stellen Sie in Ihrer Agentur klar, was Sie mit der Einführung einer Agentursoftware erreichen möchten und wer in der Migration und darüber hinaus welche Rolle spielen wird. Dies erleichtert Ihnen einerseits die Einrichtung der Software, da klar ist, welcher User welche Berechtigungen benötigt, andererseits wissen Ihre Mitarbeiter dann genau, was auf sie zukommt und sie können sich auf ihre Aufgaben einstellen und vorbereiten. Die Ziele helfen nicht nur Ihnen, sondern auch Ihren Mitarbeitern das Projekt Agentursoftware in die richtige Richtung zu steuern.

Zeitplan aufstellen

Stellen Sie, in enger Absprache mit den Beratern Ihrer Agentursoftware, einen genauen Zeitplan für die Einführung auf. Versuchen Sie diesem Zeitplan möglichst treu zu bleiben. Der stressige Alltag in Agenturen verleitet dazu, den Start mit der neuen Agentursoftware immer weiter in die Zukunft zu verschieben. Tun sie das nicht, damit schaffen Sie nur Unmut und Frustration bei Ihren Mitarbeitern und sich selber. Verzichten Sie hierbei nicht auf das Know-How und die Erfahrung Ihrer Berater. Diese werden Ihnen bei der Einführung der Agentursoftware mit Rat und Tat zur Seite stehen und Ihnen dabei helfen, die Migration trotz des Alltagsgeschäfts möglichst reibungslos über die Bühne zu bringen. Legen Sie bei der Aufstellung des Zeitplans einen definitiven Termin fest, ab dem nur noch mit der neuen Agentursoftware gearbeitet wird. Das gleichzeitige Arbeiten in Excel-Tabellen ist nicht nur eine Fehlerquelle, sondern führt zu einer höheren Arbeitsbelastung bei Ihren Mitarbeitern, die die Arbeit ja im wahrsten Sinne des Wortes zweimal machen. Die eigentliche Arbeit mit der Agentursoftware sollte auch dann beginnen, wenn die Informationen aus Einrichtung und Trainings noch frisch im Kopf ist – in acht Wochen werden Sie sich schwerer tun als morgen.

Erfolg honorieren

Nein, für die erfolgreiche Einführung der Agentursoftware sollen Sie keine Boni ausloben. Aber wie wäre es mit einer Rundmail an alle Mitarbeiter, in der Sie nach dem gelungen Start noch einmal allen Ihren Dank aussprechen? Oder einem gemeinsamen Agenturessen nach einer für alle stressigen Zeit? Egal wie sie es machen, Ihre Mitarbeiter werden sich freuen, wenn sie noch einmal ein positives Feedback auf die Einführung bekommen – und das klare Signal, dass die Einführung der Agentursoftware ein Erfolg war. Und der Anfang einer Erfolgsgeschichte.