Mit Agentursoftware gegen die Aufschieberitis

Prokrastination ist eigentlich ein schönes Wort. Es kommt vom lateinischen procrastinare. „Pro“ bedeutet „für“, „cras“ bedeutet „morgen“. „Für morgen“ – schön eigentlich, wenn Prokrastination bedeuten würde, dass man sich am Ende eines erfolgreichen Arbeitstags eine kleine Liste mit übrig gebliebenen Dingen macht, die morgen noch zu erledigen sind. Heißt es aber leider nicht.

Prokrastination

Prokrastination bedeutet aber leider, dass Dinge aufgeschoben werden. Und zwar meistens nicht auf Morgen, weil es einen guten Grund gibt wie einen früheren Feierabend wegen des Geburtstages der besten Freundin oder ein wichtiges, aber leider spontanes Kundenmeeting. Nein, Prokrastination bedeutet verschieben bis auf den letzten Drücker – oft auch noch darüber hinaus.

Trotz Gelegenheit und Fähigkeit werden Arbeiten entweder nicht oder sehr spät erledigt. Menschen verlieren sich in (gefühlt harmloseren oder weniger belastenden) Alternativaufgaben, statt die wichtigen Dinge zeitnah zu erledigen. Der Berg an unerledigten, aber wichtigen Dingen wächst und mit ihm auch der Leidensdruck. Prokrastination ist zwar ein angelerntes Verhalten, kann aber trotzdem zu einer extremen Belastung der Aufschieber führen. Besonders häufig sind Menschen, die selbstgesteuert arbeiten betroffen, also Studenten, aber auch all jene, deren Arbeitsalltag nicht frei ein teilbar ist, wie Journalisten oder Kreative. Ob dieser Text zum Beispiel drei Minuten vor der Veröffentlichung fertig geworden ist oder seit einer Woche mit Bildern und Zwischenüberschriften versehen brav auf seine Veröffentlichung wartet, wird mein Geheimnis bleiben.

Desperate employee, stressed young man resting head on laptop keyboard

Sich selber Austricksen…

Äußern tut sich die Prokrastination in verschiedenen „Symptomen“  Klassisch ist eine Vermeidungsstrategie. Obwohl man sich eigentlich im Chaos auf dem Schreibtisch ganz wohl fühlt, muss man ganz dringend für Ordnung sorgen und Papiere sortieren statt die Aufgabe anzugehen die eigentlich ansteht. Falls damit noch nicht genügend Zeit geschunden wurde, kann man auch noch die Teeküche der Agentur in Angriff nehmen. Die hat es ja eigentlich immer nötig. Andere Menschen verbringen viel Zeit damit, dass perfekt Zeitmanagement zu entwerfen, dabei rücken die schwierigen oder ungeliebten Aufgaben ganz weit nach hinten, so dass auch hier alles nur kurz vor knapp erledigt werden kann. Wieder andere verlieren sich in Listen, die kann man stundenlang pflegen und hegen, ohne jemals mit der richtigen Arbeit beginnen zu müssen.

… mit Hilfe von Agentursoftware

Dabei ist es einfach, sich selber dazu zu bringen, Anstehendes auch zu erledigen. Und zwar zeitnah. Viele kleine Helferlein hält auch die Agentursoftware für Aufschiebungsanfälle bereit.

Setzen Sie Deadlines

An verschiedenen Stellen kann man in der Agentursoftware Deadlines hinterlegen, zum Beispiel direkt am Job oder in der Aufgabe. Setzen Sie diese Deadline einfach einen Tag früher als die wahre Deadline. Auch wenn Sie wissen, dass Sie eigentlich noch bis nächsten Mittwoch Zeit haben, wird ihr Gehirn Ihnen den Dienstag signalisieren, allein weil er so eingetragen ist. So bleibt Ihnen noch Luft, falls tatsächlich mal etwas schief gehen sollte. (Klapp auch mit einer vorgestellten Uhr bei notorischen Zu-Spät-Kommern.)

Nutzen Sie ToDos

Wenn Sie sich ToDos wohlüberlegt anlegen, werden Sie genau zum richtigen Zeitpunkt an Ihre Arbeiten erinnert. Morgens erscheint dann eine übersichtliche Liste der Tagesaufgaben. Die können Sie dann in Ruhe abarbeiten. Für Fans von Listen gibt es dann pro erledigten Arbeitsschritt auch noch eine Belohnung: jedes ToDo lässt sich abhaken, die Liste aktualisiert also fortwährend und wird kürzer – ein kleines Erfolgserlebnis.

Legen Sie Aufgaben richtig an

Gute Agentursoftware bietet Ihnen ein Projektmanagement mit Aufgaben. Nutzen Sie die Aufgaben, aber richtig. Legen Sie die Aufgaben möglichst Kleinteilig an, damit Sie sich nicht überfordern. So können Sie einen Schritt nach dem anderen gehen und Schrecken nicht vor der großen Gesamtaufgabe zurück. Falls Sie der Gesamtumfang dann doch einmal interessiert, zeigt Ihnen Ihre Agentursoftware auch problemlos einen Projektplan.