Abwesenheitsnotizen planen – mit Agentursoftware

Im Kalender der Agentursoftware leuchtet uns der Termin schon seit langem entgegen. Doch vieles, was vor dem Urlaub erledigt werden muss, bleibt bis auf den letzten Drücker liegen. Projekte müssen abgeschlossen oder an andere übergeben werden, wichtige Kunden persönlich über die eigene Abwesenheit und die zuständige Vertretung informiert werden und die Kollegen, die in der Agentur die Stellung halten über alles informiert werden, was während Ihrer Abwesenheit zu tun ist. Wenn das alles geschafft ist und man sogar jemanden gefunden hat, der bereit ist, die Büropflanzen vor dem verdursten zu retten, noch schnell den Schreibtisch aufräumen und der entspannende Urlaub kann kommen. Wenn man dann gerade den Rechner runter fahren will, dämmert es einem. Da war doch noch was, etwas sehr ungeliebtes, was man vor dem Urlaub zu erledigen hat…

Die Abwesenheitsnotiz

Abwesenheitsnotizen gibt es in vielerlei Formen: mal individuell gestaltet, mal förmlich informativ. Welche Form nun angemessen ist, ob eine freundliche, persönliche Ansprache mit verraten des Urlaubsziels (Ich verbringe die Weihnachtstage dieses Jahr unter Palmen und bin deshalb erst am…) oder eine eher distanzierte Ansprache (Ich bin bis zum … nicht im Büro, E-Mails werden nicht weitergeleitet…) angebracht wird, kommt auf den eignen Arbeitsplatz und die Kunden und Geschäftspartner an, die die Abwesenheitsnotiz erhalten.

Grundlegende Infos sollten aber in Ihrer Notiz enthalten sein, auch wenn Sie eher im fröhlichen Ton verkünden, dass Sie die nächsten zwei Wochen mit anderen Dingen als der Arbeit verbringen:

  • Genaues Datum angeben, ab dem man wieder im Büro erreichbar ist
  • Vertretung angeben, an die sich die Kunden in dringenden Fällen wenden können
  • Die Info, dass die Nachricht nicht automatisch an eine Vertretung weitergeleitet wird

Ansonsten können Sie gern witzig sein, Sie sollten nur nicht versuchen zu unverhohlen Neid zu erzeugen oder herablassend wirken.

Die Krux mit der Technik

Das Problem bei Abwesenheitsnotizen ist jedoch meistens nicht der Inhalt oder die Form, die meisten Menschen kriegen es doch ganz gut hin zwei bis drei wohlformulierte Sätze über die eigene Abwesenheit zu formulieren, sondern die Technik. Wie ging das noch mal mit der Notiz? Wie formatiere ich diese richtig, so dass sie auch schön aussieht, wenn Sie beim Empfänger ankommt? Fragen über Fragen…

Hilfe von der Agentursoftware

Wenn Sie sich den Stress mit Abwesenheitsnotizen sparen möchten (und Sie auch nicht den Kollegen hinterherrennen möchten, die es bei jedem Urlaub auf’s neue vergessen) beauftragen Sie doch einen Mitarbeiter die Abwesenheitsnotizen für alle zu hinterlegen. Mit einem vorgefertigten Text, in dem nur Daten und Vertretungen aktualisiert werden geht das schnell. Wenn dann auch noch die Agentursoftware mitspielt und der Verantwortliche sich einfach zum Monatsanfang im Urlaubsplaner alle anstehenden Urlaube auf einen Blick anzeigen lassen kann, wird das Ganze zum Kinderspiel. Eine gute Agentursoftware unterstützt Sie in mehr Bereichen als Sie auf Anhieb meinen und hält Ihnen so den Rücken für wichtige Dinge frei.

Employee leaves note on back of office chair: Out of Office. Gone on Holiday!