Themen in diesem Artikel

Wie revolutioniert eine Agentursoftware Ihr Business?

Optimierung und Digitalisierung ganzheitlicher Agenturprozesse fängt mit der Einführung
einer Agentursoftware an. Verschwenden Sie nicht länger kostbare Zeit mit aufwändiger
manueller und analoger Verwaltung!

  • Ihre Buchhaltung läuft noch im separaten Programm?
  • Sie haben keinen tagesaktuellen Projekt-Überblick?
  • Beim Kunden schreiben Sie noch mit Block und Stift?

Dann ist jetzt Zeit zum Wechseln – Zeit für Ihre individuelle Agentursoftware!

Eine Agentursoftware ist ein komplexes datenbankgestütztes Programm, über das sämtliche
betriebliche und projektbezogene Arbeitsvorgänge gesteuert und ausgeführt werden
können. Im Allgemeinen ist ein solches Produkt betriebssystemunabhängig einsetzbar, also
gleichermaßen für Mac- und Microsoft-Anwender nutzbar. Es gibt keine Vorgabe, welche
Funktionen eine Agentursoftware gewährleisten können muss; daher bietet der Markt ganz
unterschiedliche Modelle an. Es gibt sie cloud- und/oder webbasiert, zum Kauf oder zur
Miete, als Miniversion oder als Komplettlösung für komplexe Prozesse. Eine
Agentursoftware unterstützt ihre Nutzer in allen administrativen Aufgaben, schafft
Transparenz, verknüpft Bereiche und Dokumente und spart Tag für Tag Zeit und Kosten.
Welche Vorteile eine Agentursoftware im Einzelnen bringt, für wen sie geeignet ist und wie
Sie die richtige Wahl treffen, haben wir auf dieser Seite für Sie zusammengestellt. Sollten
trotzdem Fragen offen bleiben, helfen Ihnen unsere Experten gern weiter.

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​Was kann eine Agentursoftware?

Eine Agentursoftware verbindet alle, meist komplexen Vorgänge in einer Agentur oder
einem agenturähnlichen Unternehmen. Sie spiegelt alle Verwaltungs- und
Organisationsvorgänge ab, ist zentrale Kontakt- und Termindatenbank und Plattform für Ihre
komplette Buchhaltung und Finanzverwaltung.

Wer braucht eine Agentursoftware?

Wie sich vom Namen her schon ableiten lässt, ist diese Software für die Prozessoptimierung
in Agenturbetrieben entwickelt worden. Hier kreuzen sich umfangreiche Projektabläufe mit
der reinen Unternehmensverwaltung und -koordination. Da Agenturen teambasiert arbeiten
und innerhalb der Projektabwicklung auch ihre Kunden mit einbeziehen, macht sich eine
effiziente und transparente Prozessgestaltung erforderlich, die eine gute Agentursoftware
mit vielfältigen Modulen und Features gewährleisten kann. In ähnlich strukturierten
Betrieben, in denen es ebenfalls darauf ankommt, den Workflow von Teams miteinander zu
verbinden und abzubilden sowie die unternehmensseitige Organisation, Korrespondenz,
Buchhaltung und Finanzverwaltung über eine zentrale Datenbanklösung effektiv zu
gestalten, sollte mit einer Agentursoftware arbeiten.

Es gibt Agenturen mit unterschiedlichen Kompetenzausrichtungen, Strukturen und Größen,
doch für sie alle ist ab einer Größe von etwa 5 Mitarbeitern eine Agentursoftware
unentbehrlich:

  • Werbeagenturen
  • Mediaagenturen
  • Eventagenturen
  • Marketingagenturen
  • PR-Agenturen


Werbeagenturen, Medienagenturen, Eventagenturen, Marketingagenturen, PR-Agenturen

Ganz unterschiedliche Anwender profitieren in einer Agentur von den Vorteilen einer
Agentursoftware, darunter:

  • Geschäftsführer und Controller
  • Projekt- und Eventmanager
  • Kreative
  • Produktioner
  • Mediaplaner
  • Buchhalter
  • Personalmanager
  • Officemanager


>> Wenn Sie sich in einer dieser Kriterien wiederfinden, benötigen Sie DRINGEND die
Unterstützung einer Agentursoftware:

  • Sie arbeiten derzeit mit verschiedenen Programmen für Buchhaltung,
    Korrespondenz, Terminierung, Angebotserstellung und CRM – also noch
    umständlich mit Word, Excel, Powerpoint, E-Mail- und Kalenderprogrammen,
    InDesign und Co.
  • Briefings und Korrekturabstimmungen werden an die Teammitglieder einzeln
    kommuniziert, z. B. in individuellen Mails, oder in zeitaufwändigen Meetings.
  • In Ihrer Agentur „wandert“ die Jobtasche noch als Blattsammlung täglich von
    Schreibtisch zu Schreibtisch.
  • Wenn Sie Kontaktdaten eines Kunden oder Lieferanten benötigen, sind Sie auf die
    Sekretärin Ihrer Agentur angewiesen.
  • Ein Teammitglied fällt kurzfristig aus – und Ihr Workflow bricht zusammen.
  • Teamdispo, Projekt- und Ressourcenplanung sind kompliziert und kosten Zeit und
    Nerven.
  • Sie arbeiten mit einem internationalen Team und übersetzen Ihre Dokumente noch in
    verschiedene Sprachen?
  • Ihnen fehlt der Überblick über den Abrechnungsstatus und die Rentabilität Ihres
    aktuellen Projekts.
  • Sie arbeiten mit individuellen Kunden-Preislisten und suchen bei jeder
    Angebotserstellung erst die alte Kalkulation raus.
  • Ihre Vertriebswege sind unergründlich und keiner weiß, wer wann was mit wem
    besprochen hat.
  • Wenn Ihr Buchhalter Urlaub macht, gehen auch Ihre Rechnungen Baden.
  • Ihre Newsletter versenden Sie noch in Sammelmails.
  • Anfragen, Angebote, Briefings, Meetingprotokolle, Freigaben und Abrechnungen
    speichern Sie umständlich auf einem Datenserver. Immer wieder kommt es vor, dass
    Unterlagen gesucht werden müssen, weil sie versehentlich im falschen Ordner
    gelandet sind.
  • Ihre Agentur benötigt Verstärkung – und Sie als Personalmanager IT-Unterstützung
    im Recruiting-Prozess.
  • Sie nervt die tägliche Bürokratie und Sie fühlen sich als überqualifizierter
    Aktenwälzer.
  • Sie sind mit Ihrer derzeitigen Agentursoftware unzufrieden und wollen nicht noch
    länger Kompromisse schließen.

Was zeichnet eine gute Agentursoftware aus?

Effizientes Projektmanagement

Der Anbietermarkt an Software für Agenturen ist groß. Er reicht von Produkten, die eine
Minimallösung propagieren bis hin zu All-in-one-Systemlösungen. Erstgenannte bilden mit
Adress- und Kontaktverwaltung, Korrespondenzvorlagen und Buchhaltungstool meist nur
unternehmensbezogene Prozesse ab. Eine Komplettlösung dagegen bietet deutlich mehr.
Sie zeichnet sich besonders dadurch aus, dass sie neben den betrieblichen Abläufen
wichtige Funktionen bietet, die eine effiziente und transparente Projektsteuerung ermöglicht.
Besonders Projektmanager und Kreative werden, wenn sie diese Features einmal genutzt
haben, nicht mehr darauf verzichten wollen.

Zeitliche und örtliche Unabhängigkeit

Auch unterwegs müssen Agenturdaten oftmals verfügbar sein. Ob Kontakte oder
Projektinfos – mit einer web- oder cloudbasierten Software sind dem Nutzer zeitlich und
örtlich keine Grenzen gesetzt; Voraussetzung ist lediglich eine Internetverbindung. Und
damit Agenturmanager auch mobil Zugriff haben, sollte der Content auch auf Smartphones
und Tablets optimal abrufbar sein. Einige Anbieter punkten auch mit einer eigenen
Agentursoftware-App, die spezielle Features bereitstellt.

Skalierbare Leistung

Flexibel sollte auch eine sukzessive Erweiterung des Systems sein. Wenn sich mit der
Entwicklung der Agentur herausstellt, dass mehr User-Lizenzen oder eine Veränderung in
der Rechteverwaltung erforderlich werden, sollte es hier keinerlei Einschränkungen geben.

Modulare Funktionen

Ihre Agentur wächst und benötigt inzwischen mehr Funktionen und besondere Features?
Sie betreiben Niederlassungen im Ausland und Ihr Handling muss auch international
funktionieren? Kein Problem mit einer modernen Softwarelösung, die von regional bis
international, von klein bis groß alles abbildet.

Erstklassiger Support

Als Komfort wird von Agenturen, die mit einer Managementsoftware arbeiten, auch der
persönliche Kontakt und umfassende Support empfunden. Und das gilt nicht nur hinsichtlich
regelmäßiger Updates. Ein Softwareanbieter, der sich in die Belange einer Agentur
hineinversetzen kann, bietet umfassende Mitarbeiterqualifizierungen, auch in Workshops in
Ihrer Agentur, an.

Zuverlässigkeit und Sicherheit

Mit regelmäßigen Updates sollte der Anbieter einer Agentursoftware sicherstellen, dass die
Software system- und sicherheitstechnisch auf dem neuesten Stand ist. Dank
SSL-Verschlüsselungstechnologie kann gewährleistet werden, dass Agentur- und
Kundendaten bestens geschützt sind.


Was sind die wichtigsten Funktionen einer Agentursoftware?

Kontakt- und Adressmanagement

Dieser Teil ist das Herzstück einer Agentursoftware. Denn über die Kontakte werden
sämtliche Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterinformationen hinterlegt. Diese werden wie
folgt innerhalb des Systems genutzt:

  • Anschriften, Ansprechpartner, E-Mail-Adressen, Telefonnummern für
    Kontaktaufnahme zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern oder für
    CRM-Maßnahmen;
  • Kaufmännische Stammdaten von Unternehmen wie Steuernummern und USt-ID für
    die Buchhaltung;
  • Bonitätsinfos von Kunden und Lieferanten für Buchhaltung und Controlling;
  • Individuelle Kunden-Preisliste für Kalkulationen durch Projektmanager;
  • Chronik aller zugehörigen Vorgänge innerhalb des Systems;
  • Verteiler-Zuordnung für Versand von Newslettern und Pressemitteilungen.

Zeiterfassung

Diese Funktion ist ein Standard in der Bandbreite an Funktionen und Features einer
Agentursoftware. Über die Zeiterfassung lassen sich die geleisteten Stunden der
Agenturmitarbeiter buchen – mit Auswahl des Jobs/Projekts, der Leistungsart und Dauer der
Arbeit. Im Idealfall lässt sich auch hinterlegen, ob es sich um eine interne oder
weiterberechenbare Leistung handelt. In der Zeiterfassung werden auch Abwesenheiten wie
Urlaub und Krankheitstage hinterlegt.

Controlling/Reporting

Die gebuchten Stunden aus der Zeiterfassung sind fürs Controlling sehr wichtig. Hier werden
Kostenkalkulationen ins Verhältnis zum tatsächlich angefallenen Aufwand gesetzt. Eine gute
Agentursoftware ermöglicht Kosten-Nutzen-Analysen nach verschiedenen Parametern, z. B.
nach bestimmten Zeiträumen, Mitarbeitern oder Leistungsarten. Ebenso können
Erhebungen und Auswertungen nach Kunden selektiert werden. Neben der
Effizienzkontrolle von Kundenprojekten dient das Controlling auch der
betriebswirtschaftlichen Kostenbeobachtung.

Job-/Projekteverwaltung

Projektmanager werden, wenn sie diese Features einmal genutzt haben, nicht mehr darauf
verzichten wollen: Hier lassen sich einzelne Jobs oder auch mehrstufige Projekte anlegen,
Angebote kalkulieren, Projektpläne erstellen, Teams disponieren, Aufgaben delegieren
sowie Briefings und Freigaben hinterlegen. Alle zum Job/Projekt gehörende Vorgänge
können tagesaktuell abgerufen werden, darunter auch angefallene Eingangsrechnungen,
den Status der Ausgangsrechnungen und gebuchten Zeiten. Mit der Aufgabendelegierung
an ein bestimmtes Teammitglied ist es auch möglich, einzelnen Arbeiten nicht nur einen
Zieltermin zuzuordnen, sondern auch das geplante Stundenbudget. Viele Anbieter haben in
ihren Funktionen eine Option integriert, die bei drohender oder bereits erreichter
Budgetüberschreitung Warnhinweise an den Projektmanager versendet.

Buchhaltung/Finanzen

Die Buchhaltung ist im Unternehmen ein elementarer Bestandteil und bedarf größter
Sorgfalt. Dem sollte auch eine moderne Agentursoftware Rechnung tragen. Ein intelligentes
System bietet die Möglichkeiten, Ein- und Ausgangsrechnungen erfassen, kontieren und
buchen zu können sowie für Barbelege ein Kassenbuch zu führen. Wiederkehrende
Rechnungen werden zum Stichtag automatisiert erstellt. Ein weiterer Vorteil eines
Buchhaltungstools ist die Möglichkeit, bestimmte Vorgänge blitzschnell heraussuchen zu
können. Meist stehen dafür Filterfunktionen zur Verfügung, um beispielsweise komfortabel
nach Kunden oder Lieferanten, Belegnummer oder Datum zu selektieren.

Auf Knopfdruck stehen auch OP-Listen mit Fälligkeitsterminen für Zahlungsein- und
-ausgänge zur Verfügung. Das Verfassen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen kann
sich der Nutzer einer Agentursoftware sparen. Das übernimmt das System. Mit
Schnittstellenintegration für Fibu-Export und E-Banking bietet eine leistungsfähige
Agentursoftware rundum Komfort und Service.

Human Resources

Personalmanagern kann eine Agentursoftware viel Arbeit erleichtern, z. B. in:

  • strategischer Personalentwicklung,
  • Erfassung von Fehltagen,
  • Überwachung von Arbeitszeiten und Überstunden,
  • Urlaubsplanung,
  • allgemeiner Personalbetreuung,
  • individueller Personalförderung,
  • Planung des Personalbedarfs,
  • Recruiting-Prozessen.

Dank intelligentem Dokumentenmanagement haben Personaler Bewerbungsunterlagen
sowie den Status der Bearbeitung jederzeit abrufbereit. Und im Rahmen des
Personalcontrollings lassen sich Maßnahmen wie Gehaltserhöhungen, Weiterbildungen und
individuelle Zielvereinbarungen hinterlegen, abrufen und analysieren.

Ist eine Agentursoftware auch für kleine Teams sinnvoll?

Schon ab 5 Teammitgliedern ist es sinnvoll, die Anschaffung einer Agentursoftware in
Betracht zu ziehen. Mit dem Erwerb oder der Anmietung einer Staffellizenz wird es meist
auch kleineren Agenturen ermöglicht, eine professionelle Softwarelösung zu nutzen. Die
Lizenzen richten sich dabei in der Regel nach der Mitarbeiteranzahl und den gewünschten
Funktionen. Insbesondere bei All-in-one-Produkten werden einzelne Module angeboten.
Diese kann sich die Agentur je nach Größe und Bedarf dann passend zusammenstellen
lassen. So bezahlt der Nutzer nur Leistungen, die er tatsächlich benötigt.

Für kleine Agenturen rechnet sich die Anwendung einer Agentursoftware gleich doppelt.
Denn sie verfügen aufgrund ihrer Größe kaum über Personalressourcen für administrative
Aufgaben. Deshalb verschlanken digitale Prozesse den Agenturalltag hier ganz enorm. So
kann sich das kleine Team mehr aufs eigentliche Business konzentrieren – und rentabler
agieren.

Was ist vor der Auswahl einer Agentursoftware zu beachten?

Wer sich erstmalig oder für eine neue Agentursoftware entscheidet, sollte sich vorab gut
informieren und Folgendes beachten:

  • Aktuelle Needs inhouse ermitteln, dabei alle Bereiche mit einbeziehen,
  • Demoversionen testen,
  • Erfahrungsberichte von langjährigen Nutzern einbeziehen,
  • Fachberatung nutzen und -analyse erstellen lassen,
  • Potenzielle Entwicklung der Agentur berücksichtigen,
  • Vertragliche Flexibilität (Laufzeiten, Lizenzgestaltung, Rechteverwaltung,
    Modulauswahl) prüfen,
  • Individuelle Leistungen und technischen Support erfragen,
  • Sicherheitskriterien und Zertifizierungen beachten,
  • Kosten-Transparenz bewerten.

Ausgangslage checken und perspektivisch entscheiden

Mit der Wahl einer Agentursoftware stellt ein Unternehmen die Weichen für die Zukunft.
Daher sollte diese Entscheidung neben der aktuellen Ausgangslage auch unbedingt die
unternehmerische Vision und Strukturoptimierung mit im Blick haben. Insgesamt sollte eine
Agentursoftware keine Zwänge bewirken, sondern vielmehr in der Prozessoptimierung und
Agenturentwicklung unterstützen. Nachstehend ein paar Tipps, worauf Sie rechtzeitig achten
sollten:

Individuellen Bedarf ermitteln lassen

Bevor Sie sich für ein Produkt oder einen Anbieter entscheiden, sollten Sie – neben Ihren
Vorab-Recherchen – unbedingt Ihren konkreten Bedarf an Funktionen checken lassen. Die
Erfahrung zeigt, dass es sinnvoll ist, nicht nur Testversionen auszuprobieren, sondern eine
fachliche Beratung in Anspruch zu nehmen. Oftmals ergeben sich hier noch weitere
Aspekte, die ganz entscheidend für den maximalen Nutzen durch eine Agentursoftware sein
können. Wer mit der Einführung eines Systems auch ein umfassendes
Change-Management einleiten möchte, um weitreichende Prozessoptimierungen im
Unternehmen zu vollziehen, sollte eine Analyse seiner betrieblichen Strukturen vornehmen
lassen.

In jeder Hinsicht flexibel bleiben

Auch wenn noch nicht absehbar ist, welchen Entwicklungsweg Ihre Agentur nehmen wird
und welche Größe Sie erreichen, sollten Sie auf ein Produkt setzen, das Ihnen alle Optionen
für die Zukunft offenlässt. Mit zubuchbaren User-Lizenzen, Anpassungen innerhalb der
Rechteverwaltung und der Erweiterung von Funktionen (z. B. bei modularem Aufbau der
Software) sind Sie auf der sicheren Seite. Im Idealfall entwickelt der Anbieter auch
individuelle Features für Sie.

Entscheiden Sie sich für eine cloud- oder webbasierte Technologie, können Sie örtlich und
zeitlich flexibel mit der Agentursoftware arbeiten und müssen keine lokale Speicherkapazität
vorhalten. Das System sollte möglichst auch auf mobilen Endgeräten wie Tablets und
Smartphone komfortabel zu handeln sein.

Je größer Ihre Agentur, desto wichtiger ist eine ​flexible Rechteverwaltung. Sie sollte die
Optionen differenzierter Zugriffsrechte bieten. So können Sie jederzeit ganz individuell
festlegen, ob ein Mitarbeiter alle oder nur ausgewählte Inhalte und Funktionen zugeteilt
bekommt. Speziell für die Bereiche Buchhaltung/Finanzen, Controlling und Human
Resources ist diese Option unverzichtbar.

Volle Kostentransparenz

Transparenz innerhalb des Projektworkflows ist ein zentraler Nutzen einer Agentursoftware.
Doch dieser Mehrwert sollte sich auch auf die Kostengestaltung des Systemanbieters
beziehen – als Basis einer vertrauensvollen und partnerschaftlichen Zusammenarbeit. Dabei
sollten Sie auch die Wahl zwischen Kauf- oder Mietlizenzen haben.

Alle Vorteile einer Agentursoftware auf einen Blick

  • Alle Kontakte, Vorgänge und Dokumente auf Knopfdruck verfügbar
  • Alle Abteilungen der Agentur sind miteinander​ vernetzt
  • Kosten- und Zeitersparnis​ in ALLEN Agenturbereichen
  • Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig​ auf Informationen zugreifen.
  • Tagesaktualität ​der Projekte und Buchhaltung
  • Statt Programme-Chaos 1 System​ für alles​: für Administration, Organisation,
    Kommunikation, Vertrieb und Projektmanagement
  • Datensicherheit
  • Umweltentlastung und Platzersparnis, da papierlose Verwaltung
  • Komplette Buchhaltung​ direkt den Jobs zugeordnet
  • Fibu-Transfer- und eBanking​-Anschluss
  • Ressourcenbewusstsein​ der Mitarbeiter durch Zeiterfassung stärken
  • Controlling​ nach Kunden, Leistungsarten/Bereichen, Mitarbeitern, Projekten und
    Zeiten selektierbar
  • Auch außerhalb der Agentur nutzbar​ durch Onlinezugang, Cloud oder App
  • Internationalität durch Mehrsprachigkeit der Module
  • Best Usability dank Übersichtlichkeit, Anwenderfreundlichkeit und einfache
    Bedienung


Infografik zu Funktionen die für den User in keiner Agentursoftware fehlen dürfen.